ออกเอกสารธุรกิจให้เป็นเรื่องง่าย

ใบเสร็จรับเงินคือหลักฐานว่า "ผู้ขายได้รับเงินแล้ว" ประมวลรัษฎากรเรียกว่า "ใบรับ" และมาตรา 103 นิยามไว้กว้างมาก คือบันทึกหรือหนังสือใด ๆ ที่เป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับชำระเงิน โดยระบุตรง ๆ ว่าบันทึกนั้นจะมีลายมือชื่อของบุคคลใดหรือไม่ ไม่สำคัญ

กฎหมายสนใจว่าเอกสารบอกอะไร ไม่ได้สนใจว่าซื้อมาจากร้านเครื่องเขียนเจ้าไหน ใบที่พิมพ์ออกจากหน้านี้จึงทำหน้าที่เดียวกับเล่มใบเสร็จ ตราบใดที่มีรายการบังคับครบ และต่างจากใบเสนอราคากับใบแจ้งหนี้ตรงที่ออกตอนเงินเข้ามือแล้วเท่านั้น

คนจำนวนมากค้นหาคำว่าแบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน word หรือ excel แล้วได้ไฟล์ .docx มาหนึ่งไฟล์ ปัญหาคือไฟล์นั้นยังไม่ใช่ใบเสร็จ มันคือกระดาษเปล่าที่มีเส้นตาราง คุณยังต้องหาแอปที่เปิดมันได้ พิมพ์ทับช่องโดยไม่ให้ตารางเลื่อน บวกเลขเอง เขียนจำนวนเงินเป็นตัวหนังสือเอง แล้วค่อยแปลงเป็นไฟล์ที่ส่งให้ลูกค้าได้ ทั้งหมดนี้บนมือถือเครื่องเดียวที่มีอยู่

ข้อดีที่เหลืออยู่จริงของไฟล์ Word คือเก็บไว้ในเครื่องเองได้ ซึ่งหน้านี้ให้ผลเดียวกัน เพราะสิ่งที่คุณได้คือไฟล์ PDF หรือ PNG ที่อยู่ในเครื่องคุณ ไม่ใช่ลิงก์ที่ต้องต่อเน็ตถึงจะเปิด ต่างกันแค่คุณข้ามขั้นตอนดาวน์โหลดแม่แบบไปได้เลย กรอกลงบนแผ่นเอกสารจริงด้านบน แล้วดาวน์โหลดใบที่กรอกเสร็จแล้วไปใช้ได้ทันที ฟรี ไม่ต้องสมัครสมาชิก ไม่ต้องติดตั้งอะไร และทำจบได้บนมือถือเครื่องเดียว

1. 1กรอกชื่อร้าน ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี — พิมพ์ลงบนตัวเอกสารตรง ๆ ไม่มีฟอร์มแยก
2. 2ใส่ชื่อลูกค้า วันที่ และตรวจเลขที่เอกสารที่ระบบเติมมาให้
3. 3ใส่รายการสินค้าหรือบริการ จำนวน และราคาต่อหน่วย ยอดรวมกับจำนวนเงินตัวหนังสือขึ้นให้เอง
4. 4ถ้ามีส่วนลด VAT หรือหัก ณ ที่จ่าย เปิดใช้เฉพาะที่ต้องใช้ ไม่ต้องใช้ก็ปิดไว้
5. 5กดดาวน์โหลด PDF หรือบันทึกเป็นรูป PNG แล้วส่งให้ลูกค้า

ถ้ายังไม่ได้ล็อกอิน ข้อมูลที่พิมพ์จะอยู่ในเบราว์เซอร์ของเครื่องคุณเท่านั้น ไม่ถูกส่งขึ้นเซิร์ฟเวอร์ ปุ่มดาวน์โหลด PDF จะเปิดหน้าต่างพิมพ์ของเบราว์เซอร์ให้เลือก "บันทึกเป็น PDF" ส่วน PNG เหมาะกับการส่งในไลน์มากกว่า เพราะลูกค้าเห็นภาพทันที

มาตรา 105 กำหนดว่าผู้ขายหรือผู้รับเงินต้องออกใบรับให้ในทันทีทุกคราวที่รับเงิน "ไม่ว่าจะมีการเรียกร้องให้ออกใบรับหรือไม่ก็ตาม" ไม่ใช่ออกตอนสิ้นวัน ไม่ใช่ออกตอนลูกค้าทวง

ส่วนยอดที่ทำให้หน้าที่นี้เกิดขึ้น อยู่ในประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับอากรแสตมป์ (ฉบับที่ 34) ซึ่งแยกไว้สี่กลุ่ม ร้านที่ได้รับยกเว้น VAT ตามมาตรา 81 และ 81/1 ต้องออกใบรับทุกครั้งที่รับเงินเกิน 100 บาท — ไม่ได้จด VAT ก็ยังต้องออก ส่วนอีกสามกลุ่มมีเกณฑ์ของตัวเอง ตั้งแต่ 100 ถึง 1,000 บาท ดูตารางครบทั้งสี่กลุ่มพร้อมกรณีผ่อนจ่ายเป็นงวดได้ในบทความ ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีอะไรบ้าง

มาตรา 105 ทวิ กำหนดว่าใบรับต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิค และอักษรไทย แสดงข้อความหกข้อ คือ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ เลขลำดับของเล่มและของใบรับ วัน เดือน ปี ที่ออกใบรับ จำนวนเงินที่รับ และชนิด ชื่อ จำนวนเงินและราคาสินค้า เฉพาะสินค้าชนิดที่มีราคาตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป

แผ่นเอกสารด้านบนมีช่องครบทั้งหกข้อ และเติมเลขที่เอกสารลำดับถัดไปให้เอง ส่วนรายละเอียดรายข้อ กับหน้าที่เก็บสำเนาไว้ห้าปี อ่านได้ในบทความ ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีอะไรบ้าง

ใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานการรับเงิน ใครขายของรับเงินก็ออกได้ ส่วนใบกำกับภาษีเป็นเอกสารของระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ออกได้เฉพาะผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ร้านที่ยังไม่ได้จด VAT จึงออกใบกำกับภาษีไม่ได้ และไม่ควรเขียนคำว่า VAT 7% ลงบนใบเสร็จของตัวเอง ส่วนความต่างที่เหลือ กับกรณีที่จด VAT แล้วถือใบกำกับภาษีเป็นใบรับได้เลย อธิบายไว้ในบทความ ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีอะไรบ้าง

ใบเสร็จจากการขายสินค้าหรือให้บริการหน้าร้านตามปกติไม่ต้องติด บัญชีอัตราอากรแสตมป์ ลักษณะตราสารข้อ 28 ระบุ "ใบรับ" ที่ต้องปิดแสตมป์ไว้เพียงสามกรณี คือ ใบรับรางวัลสลากกินแบ่งของรัฐบาล ใบรับสำหรับการโอนหรือก่อตั้งสิทธิเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ที่มีการจดทะเบียนตามกฎหมาย และใบรับสำหรับการขาย ขายฝาก ให้เช่าซื้อ หรือโอนกรรมสิทธิ์ยานพาหนะที่จดทะเบียน