ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ต่างกันอย่างไร

วิธีที่เร็วที่สุดในการจำเอกสารพวกนี้คือจำว่าเงินอยู่ตรงไหนของเรื่อง ก่อนตกลงราคา ระหว่างรอเงิน และหลังเงินเข้า เอกสารแต่ละใบเกิดในช่วงใดช่วงหนึ่งของสามช่วงนี้เท่านั้น ไม่มีใบไหนที่ใช้ได้ทุกช่วง

1. 1ใบเสนอราคา — ยังไม่ตกลง ยังไม่มีหนี้ ยังไม่มีเงิน
2. 2ใบแจ้งหนี้ — ตกลงแล้ว มีหนี้แล้ว ยังไม่ได้เงิน
3. 3ใบวางบิล — รวมหนี้หลายก้อนเพื่อไปเก็บเงินรอบเดียว
4. 4ใบเสร็จรับเงิน — ได้เงินแล้ว (ถ้าคุณจด VAT จุดนี้จะพ่วงใบกำกับภาษีเข้ามาด้วย)

ร้านเล็กส่วนใหญ่ไม่ได้เดินครบทั้งสี่ขั้น ขายหน้าร้าน รับเงินสด แล้วออกใบเสร็จ จบในขั้นเดียว สามขั้นแรกจะโผล่มาก็ต่อเมื่อลูกค้าเป็นบริษัท เพราะฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายบัญชีของเขาทำงานคนละรอบกัน

ขั้นที่ 1 — ใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาคือคำเสนอ ไม่ใช่การเรียกเก็บเงิน มันบอกว่าถ้าลูกค้าตกลงตอนนี้จะจ่ายเท่าไร มีอะไรรวมอยู่บ้าง และคุณยืนราคานี้ถึงเมื่อไร ฝ่ายจัดซื้อของบริษัทมักขอจากผู้ขายหลายเจ้าเพื่อเอาไปเทียบและขออนุมัติภายใน ตัวเลขในใบนี้จึงต้องละเอียดพอที่คนที่ไม่เคยคุยกับคุณจะอ่านรู้เรื่อง เพราะคนที่เซ็นอนุมัติมักไม่ใช่คนที่แชตกับคุณ

ระยะเวลายืนราคาเป็นเรื่องที่ผู้ขายกำหนดเอง ไม่มีกฎหมายภาษีบังคับว่ากี่วัน แต่ควรเขียนลงไปให้ชัด เพราะถ้าไม่เขียน แล้วลูกค้ากลับมาอีกสามเดือนตอนที่ต้นทุนขึ้นไปแล้ว คุณจะไม่มีอะไรอ้างอิง

ขั้นที่ 2 — ใบแจ้งหนี้

เมื่อลูกค้าตกลงและคุณส่งของหรือส่งมอบงานแล้ว ใบเสนอราคาก็หมดหน้าที่ ใบแจ้งหนี้เข้ามาแทนเพื่อบอกว่า "ยอดนี้ถึงกำหนดต้องจ่ายแล้ว" สิ่งที่ต่างจากใบเสนอราคาไม่ใช่หน้าตาแต่เป็นสถานะ ใบแจ้งหนี้ตั้งอยู่บนข้อตกลงที่เกิดขึ้นแล้ว จึงต้องมีวันครบกำหนดชำระ ส่วนใบเสนอราคามีแค่วันหมดอายุของข้อเสนอ

ใบแจ้งหนี้ไม่ใช่หลักฐานว่าได้รับเงิน ถ้าลูกค้าจ่ายแล้วขอเอกสารยืนยัน สิ่งที่ต้องส่งกลับไปคือใบเสร็จรับเงิน ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ใบเดิมที่ประทับว่าจ่ายแล้ว

ขั้นที่ 3 — ใบวางบิล

ใบวางบิลไม่ใช่เอกสารคนละชนิดกับใบแจ้งหนี้ในทางเนื้อหา มันคือใบสรุปที่รวมใบแจ้งหนี้หลายใบของรอบเดียวกันมาไว้แผ่นเดียว บริษัทที่ซื้อของจากคุณทุกสัปดาห์ไม่อยากตั้งเบิกสัปดาห์ละครั้ง เขาจึงกำหนดรอบวางบิลและรอบจ่ายเงินไว้ แล้วให้ผู้ขายเอาใบแจ้งหนี้ทั้งเดือนมาวางทีเดียว

ทั้งใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล ไม่มีมาตราในประมวลรัษฎากรกำหนดรายการบังคับไว้อย่างที่กำหนดไว้สำหรับใบกำกับภาษีและใบรับ รูปแบบจึงเป็นเรื่องของการตกลงกันทางการค้า สิ่งที่ควรมีจึงมาจากความจำเป็นของคนอ่าน ไม่ใช่จากกฎหมาย: ชื่อและที่อยู่ของทั้งสองฝ่าย เลขที่เอกสาร วันที่ รายการสินค้า ยอดรวม และช่องทางชำระเงิน

ขั้นที่ 4 — ใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงินคือหลักฐานว่าผู้ขายรับเงินไปแล้ว ในประมวลรัษฎากรเรียกเอกสารนี้ว่า "ใบรับ" มาตรา 105 กำหนดให้ผู้ขาย ผู้ให้เช่าซื้อ ผู้รับเงิน หรือผู้รับชำระราคา ออกใบรับให้ในทันทีทุกคราวที่รับเงิน ไม่ว่าจะมีการเรียกร้องให้ออกใบรับหรือไม่ก็ตาม ประโยคท้ายนั้นสำคัญ หน้าที่ออกใบเสร็จไม่ได้เริ่มตอนลูกค้าขอ

จำนวนเงินที่เข้าเกณฑ์ถูกกำหนดไว้ในประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับอากรแสตมป์ (ฉบับที่ 34) สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มทั่วไป และสำหรับผู้ประกอบการที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 81 และมาตรา 81/1 คือรับเงินแต่ละครั้ง "เกิน 100 บาท" ร้านเล็กที่รายรับยังไม่ถึงเกณฑ์จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มอยู่ในกลุ่มหลังนี้ ตัวเลข 100 บาทจึงใช้กับร้านทั่วไปจริง แต่เป็น "เกิน 100 บาท" ไม่ใช่ "ตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป" อย่างที่มักเล่าต่อกันมา

มาตรา 105 ทวิ กำหนดต่อว่าใบรับและต้นขั้วหรือสำเนาต้องมีอย่างน้อยหกอย่าง คือ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ เลขลำดับของเล่มและของใบรับ วันเดือนปีที่ออกใบรับ จำนวนเงินที่รับ และชนิด ชื่อ จำนวน กับราคาสินค้า เฉพาะสินค้าชนิดที่มีราคาตั้งแต่หนึ่งร้อยบาทขึ้นไป และต้องเก็บต้นขั้วหรือสำเนาไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่ออกใบรับ

สองใบนี้ตอบคำถามคนละข้อ ใบเสร็จรับเงินตอบว่า "ผู้ขายได้รับเงินแล้วหรือยัง" ส่วนใบกำกับภาษีตอบว่า "การขายครั้งนี้มีภาษีมูลค่าเพิ่มเท่าไร และผู้ซื้อเอาไปใช้เป็นภาษีซื้อได้เท่าไร" คนละหน้าที่ คนละกฎหมายที่รองรับ

ใบกำกับภาษีอยู่ใต้มาตรา 86 ซึ่งกำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนจัดทำใบกำกับภาษีและสำเนาสำหรับการขายสินค้าหรือการให้บริการทุกครั้ง และต้องจัดทำในทันทีที่ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น พร้อมส่งมอบให้ผู้ซื้อ คำสำคัญคือ "ผู้ประกอบการจดทะเบียน" ร้านที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่มีหน้าที่นี้ และก็ไม่มีสิทธิออกด้วย

มาตรา 86/13 ห้ามมิให้บุคคลซึ่งมิใช่ผู้ประกอบการจดทะเบียนออกใบกำกับภาษี และระบุต่อว่าผู้ที่ออกโดยไม่มีสิทธิ ต้องรับผิดในภาษีมูลค่าเพิ่มตามจำนวนที่ปรากฏในใบกำกับภาษีนั้นเสมือนเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน แปลว่าถ้าลูกค้าขอใบกำกับภาษีแล้วคุณใจดีทำให้ทั้งที่ยังไม่ได้จด VAT ยอดภาษีที่คุณพิมพ์ลงไปเองจะกลายเป็นภาระของคุณ

ผู้ประกอบการที่มีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการไม่เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ไม่ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ร้านเล็กส่วนใหญ่จึงออกได้แค่ใบเสร็จรับเงิน และนั่นถูกต้องแล้ว ไม่ใช่การทำเอกสารไม่ครบ

เป็นใบเดียวกันได้ และกฎหมายเขียนรองรับไว้ตรง ๆ วรรคท้ายของมาตรา 105 ระบุว่าผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มซึ่งได้ออกใบกำกับภาษีที่มีข้อความแสดงว่าได้รับเงินหรือรับชำระราคาแล้ว จะถือเอาใบกำกับภาษีนั้นเป็นใบรับที่ต้องออกตามมาตรานี้ก็ได้

นี่คือเหตุผลที่ร้านที่จด VAT แล้วมักพิมพ์หัวเอกสารว่า "ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี" ใบเดียว แทนที่จะออกสองใบให้ลูกค้าถือกลับบ้านสองแผ่น เงื่อนไขคือใบนั้นต้องมีข้อความแสดงว่ารับเงินแล้ว และต้องมีรายการครบตามมาตรา 86/4 ในฐานะใบกำกับภาษี ถ้าออกใบกำกับภาษีตอนที่ยังไม่ได้รับเงิน มันก็ยังไม่ใช่ใบรับ

ใบกำกับภาษีเต็มรูปอยู่ใต้มาตรา 86/4 ซึ่งกำหนดรายการขั้นต่ำไว้แปดข้อ ได้แก่ คำว่า "ใบกำกับภาษี" ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออก ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่แยกออกจากมูลค่าสินค้าให้ชัดแจ้ง วันเดือนปีที่ออก และข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด

ใบกำกับภาษีอย่างย่ออยู่ใต้มาตรา 86/6 คนละมาตรากัน ผู้ที่ออกได้คือผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ประกอบกิจการค้าปลีก และรายการที่บังคับมีเจ็ดข้อ โดยไม่มีชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้ออยู่ในนั้น จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมสลิปร้านสะดวกซื้อถึงไม่ต้องถามชื่อคุณ อีกข้อที่ต่างชัดคือราคาที่แสดงต้องมีข้อความระบุชัดเจนว่าได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว

และผู้ประกอบการค้าปลีกก็ปฏิเสธไม่ได้ ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 32) ข้อ 2 (3) กำหนดให้ผู้ประกอบการค้าปลีกต้องจัดทำใบกำกับภาษีซึ่งมีรายการครบถ้วนตามมาตรา 86/4 สำหรับการขายทุกครั้งที่ผู้ซื้อเรียกร้อง พร้อมส่งมอบให้ผู้ซื้อ ดังนั้นเมื่อลูกค้ายื่นนามบัตรบริษัทมาที่เคาน์เตอร์แล้วขอแบบเต็มรูป นั่นคือสิทธิของเขา ไม่ใช่การขอเป็นกรณีพิเศษ

สองชื่อนี้ต่างกันที่ "ใครเป็นคนทำเอกสาร" ใบเสร็จรับเงินคือใบที่ผู้รับเงินออกให้ผู้จ่าย ส่วนใบสำคัญรับเงินในทางปฏิบัติคือใบที่ฝ่ายผู้จ่ายเป็นคนจัดทำขึ้นเอง แล้วให้ผู้รับเงินลงลายมือชื่อกำกับ ใช้ในกรณีที่ผู้รับเงินเป็นบุคคลธรรมดาที่ไม่มีบิลของตัวเอง เช่น จ้างช่างมาซ่อมของหน้าร้าน

เหตุผลที่เอกสารแบบนี้มีอยู่ในทางปฏิบัติ มาจากมาตรา 65 ตรี (18) แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งกำหนดว่ารายจ่ายซึ่งผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ ไม่ให้ถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ ฝ่ายผู้จ่ายจึงต้องหาหลักฐานว่าเงินก้อนนั้นออกไปหาใคร ลายมือชื่อของผู้รับเงินบนใบสำคัญรับเงินคือสิ่งที่ทำหน้าที่นั้น

ข้อควรจำสำหรับผู้ขาย: ถ้าลูกค้าส่งใบสำคัญรับเงินมาให้คุณเซ็น เขาไม่ได้กำลังออกใบเสร็จให้คุณ เขากำลังทำหลักฐานของฝั่งเขาเอง หน้าที่ออกใบรับตามมาตรา 105 ยังเป็นของคุณอยู่ ถ้าคุณออกใบเสร็จได้ ให้ออกใบเสร็จของคุณไปด้วย รูปแบบและวิธีใช้ใบสำคัญรับเงินไม่ได้ถูกกำหนดไว้ในประมวลรัษฎากร ที่เขียนไว้ข้างต้นจึงเป็นแนวปฏิบัติที่ใช้กันทั่วไป ไม่ใช่ข้อบังคับตามกฎหมาย

ตัดสินจากสองคำถามเท่านั้น คือร้านจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วหรือยัง และลูกค้าเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล

• ยังไม่จด VAT ขายให้ใครก็ตาม — ออกใบเสร็จรับเงิน และออกไม่ได้มากกว่านี้ตามมาตรา 86/13
• จด VAT แล้ว ขายปลีกหน้าร้าน — ใบกำกับภาษีอย่างย่อพอ แต่ถ้าลูกค้าขอเต็มรูป ต้องออกให้
• จด VAT แล้ว ลูกค้าเป็นบริษัทและจ่ายเงินแล้ว — ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ใบเดียวจบ
• จด VAT แล้ว ลูกค้าเป็นบริษัทแต่ยังไม่จ่าย — ส่งใบแจ้งหนี้ก่อน แล้วค่อยออกใบเสร็จเมื่อเงินเข้า
• ลูกค้าองค์กรที่มีรอบจ่ายเงิน — รวมใบแจ้งหนี้ทั้งรอบเป็นใบวางบิลใบเดียวไปวาง

ที่เหลือคือความสม่ำเสมอ เลขที่เอกสารเรียงต่อกันไม่ข้ามไม่ซ้ำ เก็บสำเนาให้ครบ และใช้หัวเอกสารชื่อเดิมทุกครั้ง