บิลเงินสด คืออะไร เขียนยังไงให้ลูกค้าเอาไปใช้ได้
บิลเงินสดคืออะไร ต้องมีรายการอะไรบ้าง ต่างจากใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีอย่างไร และลูกค้านิติบุคคลเอาไปลงเป็นรายจ่ายได้เมื่อไหร่
ปรับปรุงล่าสุด
คุณเขียนบิลเงินสดให้ลูกค้าไปแล้ว แล้วลูกค้าโทรกลับมาบอกว่าฝ่ายบัญชีของบริษัทไม่รับ หน้านี้อธิบายว่ากระดาษที่คุณเขียนคืออะไรในสายตากฎหมาย ขาดอะไรถึงถูกตีกลับ และต้องเติมอะไรลงไปถึงจะรับ
บิลเงินสด คืออะไร
ค้นคำว่า "บิลเงินสด" ในประมวลรัษฎากรจะไม่เจอ มันเป็นคำที่คนไทยใช้เรียกกระดาษที่ผู้ขายเขียนให้ตอนรับเงินสด คำที่ตัวบทใช้คือ "ใบรับ" ซึ่งมาตรา 103 นิยามไว้กว้างมาก คือ (ก) บันทึกหรือหนังสือใด ๆ ที่เป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับ ได้รับฝาก หรือได้รับชำระเงิน และ (ข) บันทึกหรือหนังสือใด ๆ ที่เป็นหลักฐานแสดงว่าหนี้หรือสิทธิเรียกร้องได้ชำระหรือปลดให้แล้ว
นิยามกว้างขนาดนี้แปลว่ากระดาษที่คุณฉีกจากเล่มบิลก็เข้าข่ายใบรับได้ ปัญหาจึงไม่ได้อยู่ที่ชื่อบนหัวกระดาษ แต่อยู่ที่รายการข้างใน ซึ่งอยู่คนละมาตรากับนิยาม
มาตรา 103 ปิดท้ายนิยามไว้ว่า บันทึกหรือหนังสือที่กล่าวนั้นจะมีลายมือชื่อของบุคคลใด ๆ หรือไม่ ไม่สำคัญ ตัวนิยามจึงไม่ผูกกับลายเซ็น แต่ในทางปฏิบัติฝ่ายบัญชีของลูกค้ามักขอลายมือชื่อผู้รับเงินอยู่ดี
บิลเงินสดต้องมีรายการอะไรบ้าง
มาตรา 105 ทวิ กำหนดว่าใบรับและต้นขั้วหรือสำเนาใบรับ อย่างน้อยต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิก และอักษรไทย ให้ปรากฏข้อความดังนี้
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ
- ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ
- เลขลำดับของเล่มและของใบรับ
- วันเดือนปีที่ออกใบรับ
- จำนวนเงินที่รับ
- ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า ในกรณีการขายหรือให้เช่าซื้อสินค้า เฉพาะชนิดที่มีราคาตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป
สังเกตว่ารายการนี้ไม่มีคำว่า "ตราประทับ" ร้านที่ไม่มีตรายางจึงออกใบรับได้ตามปกติ และไม่มี "ชื่อผู้ซื้อ" เป็นรายการบังคับ ยกเว้นกรณีเดียวที่มาตราเดียวกันเขียนแยกไว้ คือผู้ผลิต ผู้นำเข้า หรือผู้ขายส่ง ขายสินค้าให้แก่ผู้ซึ่งทำการค้าสินค้าประเภทเดียวกับสินค้าที่ขายนั้น กรณีนั้นต้องแสดงชื่อหรือยี่ห้อและที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ด้วยทุกคราว
รายการที่หายบ่อยที่สุดในบิลเล่มที่ซื้อจากร้านเครื่องเขียนคือข้อ 1 เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ กับข้อ 3 เลขลำดับของเล่มและของใบรับ สองข้อนี้คือสิ่งที่ทำให้บิลใบหนึ่งชี้กลับมาที่ตัวคุณได้ ซึ่งเป็นเหตุผลตรง ๆ ที่ฝ่ายบัญชีฝั่งลูกค้าตีกลับ
ใบเสร็จรับเงิน
Receipt
| # | รายการ | จำนวน | ราคา/หน่วย | จำนวนเงิน |
|---|---|---|---|---|
| 1 | เสื้อยืดคอกลม สีขาว | 3 | 290.00 | 870.00 |
| 2 | ถุงผ้าแคนวาส | 2 | 150.00 | 300.00 |
บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ต่างกันอย่างไร
สามคำนี้ปนกันบ่อยที่สุด เส้นแบ่งที่แท้จริงไม่ได้อยู่ที่ยอดเงินหรือชนิดสินค้า แต่อยู่ที่ว่าคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือยัง
| เอกสาร | ใครออกได้ | ลูกค้าเอาไปใช้ทำอะไรได้ |
|---|---|---|
| บิลเงินสด / ใบรับ / ใบเสร็จรับเงิน | ใครก็ได้ที่รับเงิน ไม่ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม | ใช้เป็นหลักฐานการรับเงิน และใช้ประกอบการลงรายจ่ายได้ ถ้ารายการครบและพิสูจน์ตัวผู้รับเงินได้ |
| ใบกำกับภาษี (เต็มรูป) | เฉพาะผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม | ใช้เป็นภาษีซื้อไปหักจากภาษีขายได้ นอกเหนือจากลงเป็นรายจ่าย |
| ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี | เฉพาะผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม | ทำหน้าที่ทั้งสองอย่างในใบเดียว เป็นแบบที่ร้านค้าส่งให้ลูกค้าองค์กรจริง ๆ |
เวลาลูกค้าพูดว่า "ขอใบเสร็จด้วย" สิ่งที่ฝ่ายบัญชีของเขาต้องการอาจเป็นใบกำกับภาษี วิธีถามกลับที่เร็วที่สุดคือถามว่าบริษัทจะเอาไปขอคืนภาษีซื้อหรือแค่ลงเป็นค่าใช้จ่าย ถ้าคำตอบคืออย่างแรก และคุณยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณให้เขาไม่ได้ และไม่ควรพยายามให้
ถ้ายังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ห้ามเขียนคำว่า "ใบกำกับภาษี" ลงบนเอกสาร มาตรา 86/13 ห้ามบุคคลซึ่งมิใช่ผู้ประกอบการจดทะเบียนออกใบกำกับภาษี และวรรคสองระบุว่าผู้ที่ออกโดยไม่มีสิทธิต้องรับผิดในภาษีมูลค่าเพิ่มตามจำนวนที่ปรากฏในใบกำกับภาษีนั้นเสมือนเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน ส่วนมาตรา 90/4 (3) วางโทษผู้ออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิตามมาตรา 86/13 ไว้ที่จำคุกตั้งแต่สามเดือนถึงเจ็ดปี และปรับตั้งแต่สองพันบาทถึงสองแสนบาท
ส่วนคำถามว่าคุณต้องจดทะเบียนหรือยัง กรมสรรพากรระบุว่าผู้ประกอบการที่มีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการไม่เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี เป็นผู้ประกอบกิจการที่ไม่ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ร้านเล็กส่วนใหญ่จึงอยู่ในกลุ่มนี้ และออกได้แค่ใบเสร็จรับเงิน ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิดอะไร
ลูกค้าเอาบิลเงินสดของคุณไปลงเป็นค่าใช้จ่ายได้ไหม
คำตอบไม่ใช่ได้หรือไม่ได้ แต่เป็น "ได้ ถ้า" เพราะกฎหมายไม่ได้ตัดสินจากคำที่พิมพ์อยู่หัวกระดาษ มาตรา 65 ตรี ระบุรายการที่ไม่ให้ถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ ข้อที่เกี่ยวกับบิลเงินสดโดยตรงที่สุดคือ (18) รายจ่ายซึ่งผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ รองลงมาคือ (9) รายจ่ายซึ่งกำหนดขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริง และ (13) รายจ่ายซึ่งมิใช่รายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ อ่านสามข้อรวมกันจะเห็นเกณฑ์ว่า จ่ายจริง จ่ายเพื่อกิจการ และชี้ตัวคนรับเงินได้
แปลว่าบิลเงินสดที่มีชื่อร้าน ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร วันที่ รายการสินค้า และจำนวนเงินครบ ไม่ได้ด้อยกว่ากระดาษที่พิมพ์คำว่า "ใบเสร็จรับเงิน" ไว้ข้างบนแต่อย่างใด ส่วนบิลที่เขียนแค่ "ค่าสินค้า 3,500" แล้วไม่มีชื่อร้าน คือบิลที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ
กรมสรรพากรมีคู่มือชื่อ "คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้" เขียนไว้สำหรับกรณีที่กิจการจ่ายจริงแต่หลักฐานไม่พอ คู่มือระบุว่าเอกสารแสดงการรับเงินของผู้รับเงิน ให้เลือกใช้อย่างใดอย่างหนึ่งดังนี้
- ใบรับ ตามมาตรา 105 ทวิ ใช้ในกรณีผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงิน
- ใบสำคัญรับเงิน ใช้ในกรณีผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน โดยคู่มือหมายเหตุให้แนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงินด้วย
- ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้ในกรณีกิจการจ่ายค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ด แต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้ ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงิน
อ่านสามข้อนี้จากมุมของคุณ ข้อแรกคือคุณออกเอกสารเอง แล้วจบตรงนั้น ข้อสองกับข้อสามคือกรณีที่คุณออกไม่ได้ แล้วลูกค้าต้องไปทำเอกสารฝั่งเขาเอง ซึ่งข้อสองจะจบลงที่ลูกค้าขอลายเซ็นและสำเนาบัตรประชาชนจากคุณ การออกใบรับที่รายการครบจึงเป็นวิธีที่ทำให้ไม่มีใครต้องขอสำเนาบัตรประชาชนคุณ
คู่มือเล่มนี้เป็นคู่มือ ไม่ใช่ตัวบท ทุกหน้ามีบรรทัดกำกับไว้เองว่าเป็นเพียงคู่มือและตัวอย่างเพื่อเสริมความเข้าใจ ซึ่งอาจไม่ครอบคลุมและใช้อ้างอิงได้ทุกกรณี การชี้ขาดว่ารายจ่ายก้อนหนึ่งลงได้หรือไม่ อยู่ที่ข้อเท็จจริงของรายการนั้นและเจ้าพนักงานประเมิน ไม่ได้อยู่ที่แบบฟอร์ม
อีกด้านที่ต้องพูดให้ชัด ถ้าลูกค้าขอให้คุณออกบิลย้อนวันที่ ออกบิลยอดเกินจริง หรือออกบิลสำหรับของที่ไม่ได้ซื้อ นั่นไม่ใช่เรื่องแบบฟอร์มอีกต่อไป มาตรา 37 แห่งประมวลรัษฎากรวางโทษผู้ที่โดยเจตนานำพยานหลักฐานเท็จมาแสดงเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียภาษีอากรหรือเพื่อขอคืนภาษีอากร ไว้ที่จำคุกตั้งแต่สามเดือนถึงเจ็ดปี และปรับตั้งแต่สองพันบาทถึงสองแสนบาท ความเสี่ยงตกที่คุณด้วย ไม่ใช่ตกที่ลูกค้าคนเดียว
ถ้าคุณคิดว่าไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
ร้านที่ไม่ได้จดบริษัทมักเว้นช่องนี้ว่างทุกใบ เพราะคิดว่าตัวเองไม่มีเลข ทั้งที่มีอยู่แล้ว กรมสรรพากรกำหนดให้ผู้มีหน้าที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาที่มีและใช้เลขประจำตัวประชาชนตามกฎหมายว่าด้วยการทะเบียนราษฎร ใช้เลขประจำตัวประชาชนในการยื่นรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและยื่นรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ประกาศฉบับนั้นพูดถึงการยื่นแบบโดยตรง ไม่ได้พูดถึงช่องบนใบรับ แต่ในทางปฏิบัติ เลขที่บุคคลธรรมดาเขียนลงในช่อง "เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร" ของใบรับ ก็คือเลขประจำตัวประชาชน 13 หลักเลขเดียวกันนี้ ส่วนห้างหุ้นส่วนหรือบริษัทใช้เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก
ผลข้างเคียงที่ควรรู้ตัวไว้ คือการเขียนเลขนี้ลงบนบิลเท่ากับเปิดเผยเลขบัตรประชาชนของคุณให้ลูกค้า นี่เป็นเรื่องปกติของการออกใบรับ และเป็นสิ่งที่ฝ่ายบัญชีต้องการ แต่ควรรู้ว่ากำลังให้อะไรไป ถ้าไม่อยากให้ ทางเลือกคือจดทะเบียนพาณิชย์หรือจดนิติบุคคลแล้วใช้เลขของกิจการแทน
ต้องออกบิลทุกครั้งที่รับเงินไหม
มาตรา 105 วางหน้าที่ไว้ว่าผู้ขาย ผู้ให้เช่าซื้อ ผู้รับเงิน หรือผู้รับชำระราคา ต้องออกใบรับให้แก่ผู้ซื้อ ผู้เช่าซื้อ ผู้จ่ายเงิน หรือผู้ชำระราคา ในทันทีทุกคราวที่รับเงินหรือรับชำระราคา เมื่อยอดที่ได้รับชำระแต่ละครั้งเกินจำนวนเงินตามที่อธิบดีกำหนด และตัวมาตราวางเพดานให้อธิบดีไว้สองระดับ
- กรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือผู้ประกอบกิจการที่จดทะเบียนภาษีธุรกิจเฉพาะ อธิบดีจะกำหนดเกินหนึ่งพันบาทไม่ได้
- กรณีอื่น อธิบดีจะกำหนดเกินหนึ่งหมื่นบาทไม่ได้
ตัวเลขที่ใช้จริงเป็นตัวเลขที่อธิบดีประกาศ ไม่ใช่เพดานสองตัวข้างบน หน้านี้จึงไม่ระบุตัวเลขที่ใช้จริง เพราะยังไม่ได้เปิดประกาศฉบับที่ใช้อยู่ ถ้าต้องพึ่งตัวเลขนั้นให้ถามผู้ทำบัญชีหรือสำนักงานสรรพากรพื้นที่ ในทางปฏิบัติ วิธีที่ง่ายกว่าคือออกทุกครั้งไปเลย เพราะไม่มีใครเดือดร้อนจากการออกใบรับเกินความจำเป็น ส่วนถ้าไม่ออก มาตรา 127 ทวิ ระบุว่าผู้ใดโดยตนเองหรือโดยสมคบกับผู้อื่นทำให้ไม่มีการออกใบรับ หรือไม่ออกใบรับให้ในทันทีที่รับเงินตามมาตรา 105 หรือออกใบรับเป็นจำนวนเงินน้อยกว่าที่รับจริง ต้องระวางโทษปรับไม่เกินห้าร้อยบาท หรือจำคุกไม่เกินหนึ่งเดือน หรือทั้งปรับทั้งจำ
คู่มือของกรมสรรพากรเขียนไว้ตรง ๆ ว่าผู้รับเงินค่าสินค้าหรือบริการมีหน้าที่ต้องออกหลักฐานการรับเงินให้แก่ผู้จ่ายเงินในแต่ละคราว และผู้จ่ายเงินสามารถร้องขอให้ผู้รับเงินออกหลักฐานการรับเงินได้ด้วยเช่นกัน ถ้าลูกค้าขอ ให้ถือว่าจบ ไม่ต้องเถียงเรื่องยอด
ต้องเก็บสำเนาไว้กี่ปี
มาตรา 105 ทวิ กำหนดให้เก็บต้นขั้วหรือสำเนาใบรับไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่ออกใบรับ และวางข้อสันนิษฐานไว้ด้วยว่า ถ้าปรากฏว่ามีการรับเงินแล้วไม่มีต้นขั้วหรือสำเนาใบรับ ให้สันนิษฐานว่าไม่ได้ออกใบรับ ข้อสันนิษฐานนี้แปลว่าภาระการพิสูจน์ย้อนกลับมาที่คุณ
ฝั่งลูกค้าที่เป็นนิติบุคคลมีกำหนดของตัวเองด้วย พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 ให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันปิดบัญชี นี่คือเหตุผลที่เขาจะทวงเอกสารจากคุณแม้เวลาผ่านไปนานแล้ว บิลเล่มกระดาษแก้เรื่องนี้ด้วยต้นขั้ว ถ้าออกจากเครื่องมือ หน้าที่เก็บยังเป็นของคุณเหมือนเดิม
เขียนบิลเงินสดยังไงให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้ารับ
- ชื่อร้านหรือยี่ห้อตรงกับที่ใช้จริง พร้อมที่อยู่และเบอร์โทร มาตรา 105 ทวิ ไม่ได้บังคับที่อยู่ แต่ในทางปฏิบัติมันคือสิ่งที่ทำให้ตามตัวคุณเจอ
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลักของผู้ออกใบรับ ข้อนี้คนลืมบ่อยที่สุดและทำให้ถูกตีกลับบ่อยที่สุด
- เลขลำดับของเอกสาร อย่าให้ซ้ำกับใบก่อนหน้า
- วันเดือนปีที่รับเงินจริง ไม่ใช่วันที่ลูกค้าอยากได้
- รายการสินค้าแยกเป็นบรรทัด ชนิด ชื่อ จำนวน และราคา อย่ารวบเป็นบรรทัดเดียวว่า "ค่าสินค้า"
- จำนวนเงินที่รับ ถ้าเขียนมือ ให้เขียนเป็นตัวอักษรกำกับไว้ด้วยเพื่อกันแก้ตัวเลข
- ลายมือชื่อผู้รับเงิน และเก็บสำเนาหรือไฟล์ไว้ห้าปี
อีกข้อที่ควรรู้ ไฟล์ PDF หรือรูปที่ดาวน์โหลดจากเว็บใด ๆ ไม่ได้กลายเป็นเอกสารในระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ของกรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ ระบบนั้นเป็นระบบแยกต่างหากที่ผู้ประกอบการต้องยื่นคำขอกับกรมสรรพากรก่อน ใบเสร็จที่ออกจากเครื่องมือทั่วไปคือเอกสารตามปกติที่ใช้ได้ ถ้ากิจการคุณต้องเข้าระบบนั้นด้วย ให้ตรวจเงื่อนไขกับกรมสรรพากรโดยตรง
ออกใบเสร็จรับเงินแทนบิลเงินสดที่เขียนมือ
กรอกชื่อร้าน เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และรายการสินค้า ระบบวางรายการตามมาตรา 105 ทวิ ให้ครบ แล้วดาวน์โหลดเป็น PDF หรือรูปภาพ ใช้ฟรี ไม่ต้องสมัครสมาชิก
ออกใบเสร็จรับเงินคำถามที่พบบ่อย
บิลเงินสด คืออะไร
บิลเงินสดต้องมีอะไรบ้าง
บิลเงินสด ต้องมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีไหม
บิลเงินสด กับ ใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร
บิลเงินสด ใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ไหม
ร้านที่ไม่ได้จด VAT ออกใบกำกับภาษีได้ไหม
ต้องเก็บสำเนาบิลเงินสดไว้กี่ปี
บิลเงินสดต้องมีตราประทับร้านไหม
แหล่งอ้างอิง
- ประมวลรัษฎากร มาตรา 103–129 (นิยาม "ใบรับ", มาตรา 105, 105 ทวิ, 127 ทวิ) — กรมสรรพากร
- เงื่อนไขการคำนวณกำไรสุทธิตามมาตรา 65 ตรี (รายจ่ายต้องห้าม) — กรมสรรพากร
- คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ — กรมสรรพากร (2559)
- ประมวลรัษฎากร มาตรา 85–86 (มาตรา 86/13 ห้ามผู้ที่ไม่มีสิทธิออกใบกำกับภาษี) — กรมสรรพากร
- ประมวลรัษฎากร มาตรา 87–90 (มาตรา 90/4 บทกำหนดโทษ) — กรมสรรพากร
- ผู้ประกอบกิจการที่ไม่ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (เกณฑ์ 1.8 ล้านบาทต่อปี) — กรมสรรพากร
- เลขประจำตัวประชาชนใช้แทนเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร — กรมสรรพากร
- ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt — กรมสรรพากร
หน้านี้เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำเอกสาร ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือบัญชี หากไม่แน่ใจว่ากรณีของคุณเข้าข้อไหน โปรดปรึกษาผู้ทำบัญชีของคุณ