ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี

ตอบตรง ๆ คือกฎหมายไม่ได้สร้างเอกสารชนิดที่สามขึ้นมา กรมสรรพากรจัดประเภทใบกำกับภาษีไว้สองแบบเท่านั้น คือแบบเต็มรูปกับอย่างย่อ ส่วน "ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี" คือใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปที่มีข้อความแสดงว่าได้รับเงินแล้ว จึงถือเอาเป็นใบรับได้ด้วย

มาตรา 105 วรรคหนึ่ง(1) กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกใบรับให้ผู้จ่ายเงินในทันทีทุกคราวที่รับเงิน ไม่ว่าจะมีการเรียกร้องให้ออกใบรับหรือไม่ก็ตาม เมื่อจำนวนเงินแต่ละครั้งเกินจำนวนที่อธิบดีกำหนด ซึ่งกฎหมายให้อธิบดีกำหนดได้ไม่เกินหนึ่งพันบาท การรวมสองใบเป็นใบเดียวจึงไม่ใช่ทางลัด แต่เป็นวิธีทำหน้าที่สองอย่างให้จบในกระดาษแผ่นเดียว

ออกได้ก็ต่อเมื่อการรับเงินกับจุดที่ต้องออกใบกำกับภาษีเกิดขึ้นพร้อมกัน ถ้าสองเหตุการณ์นี้ห่างกัน การรวมใบจะผิดทันทีข้างใดข้างหนึ่ง

• ขายของหน้าร้านหรือส่งของแล้วเก็บเงินทันที — ใช้ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีได้ตรงตัว
• ให้บริการแล้วเก็บเงินวันเดียวกัน — ใช้ได้ เพราะสำหรับบริการ ความรับผิดในการเสียภาษีเกิดเมื่อได้รับชำระค่าบริการ (มาตรา 78/1(1))
• ส่งของก่อน เก็บเงินสิ้นเดือน — ใช้ไม่ได้ เพราะความรับผิดเกิดตั้งแต่วันส่งมอบสินค้าตามมาตรา 78(1) ซึ่งเป็นวันที่ต้องออกใบกำกับภาษีแล้ว ในขณะที่ยังไม่มีเงินเข้ามาให้ออกใบรับ

ฝ่ายบัญชีของลูกค้านิติบุคคลต้องการเอกสารสองอย่างจากการซื้อครั้งเดียว คือหลักฐานภาษีซื้อ และหลักฐานว่าจ่ายเงินออกไปจริง ถ้าคุณส่งใบกำกับภาษีอย่างเดียว เขาจะตามขอใบเสร็จรับเงินอีกใบ ถ้าคุณส่งใบเสร็จรับเงินอย่างเดียว เขาจะใช้ภาษีซื้อไม่ได้ เอกสารรวมใบเดียวจึงเป็นรูปแบบที่ฝ่ายบัญชีคาดหวังที่สุดในการซื้อขายที่จ่ายเงินสด

ทั้งสองฝ่ายเก็บเอกสารนี้ไว้ไม่น้อยกว่าห้าปี ในฝั่งภาษีมูลค่าเพิ่มคือมาตรา 87/3 ในฝั่งใบรับคือมาตรา 105 ทวิ ซึ่งกำหนดให้ผู้มีหน้าที่ออกใบรับทำต้นขั้วหรือสำเนา และเก็บไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่ออกใบรับ

ใบนี้ต้องผ่านสองรายการพร้อมกัน รายการตามมาตรา 86/4 อยู่ในแถบข้างของหน้านี้แล้ว ส่วนรายการตามมาตรา 105 ทวิ ที่ใบรับต้องมี คือรายการด้านล่าง ในทางปฏิบัติรายการส่วนใหญ่ทับกับฝั่งใบกำกับภาษีอยู่แล้ว

1. 1เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ
2. 2ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ
3. 3เลขลำดับของเล่มและของใบรับ
4. 4วัน เดือน ปี ที่ออกใบรับ
5. 5จำนวนเงินที่รับ
6. 6ชนิด ชื่อ จำนวนเงินและราคาสินค้า ในกรณีการขายหรือให้เช่าซื้อสินค้าเฉพาะชนิดที่มีราคาตั้งแต่หนึ่งร้อยบาทขึ้นไป

สิ่งที่เพิ่มขึ้นมาจากใบกำกับภาษีธรรมดาจึงมีอยู่สองอย่าง คือข้อความที่แสดงว่าได้รับเงินแล้ว ซึ่งเป็นเงื่อนไขตรงตัวของมาตรา 105 วรรคสี่ และเลขลำดับของเล่มและของใบรับตามมาตรา 105 ทวิ(3)

ไม่มีแบบฟอร์มกลางที่กรมสรรพากรบังคับให้ใช้ ตัวบทเขียนว่าใบกำกับภาษี "ต้องมีรายการอย่างน้อยดังต่อไปนี้" คือกำหนดรายการ ไม่ได้กำหนดหน้าตา ตำแหน่งของช่อง ขนาดกระดาษ และสีของเส้น เป็นเรื่องของคุณ ตราบใดที่รายการครบและอ่านได้

ความเข้าใจผิดข้อที่สองคือคิดว่าชื่อบนหัวกระดาษเปลี่ยนสถานะของเอกสารได้ ร้านที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วพิมพ์คำว่า "ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี" ไว้บนหัวบิล กำลังออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิตามมาตรา 86/13 สิ่งที่ควรพิมพ์คือคำว่า "ใบเสร็จรับเงิน" คำเดียว