เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก ใส่อะไร ของใคร บนเอกสารใบไหน

ประมวลรัษฎากร มาตรา 3 เอกาทศ ให้อำนาจอธิบดีกรมสรรพากรกำหนดให้ผู้มีหน้าที่เสียภาษีอากรและผู้มีหน้าที่จ่ายเงินได้ “มีและใช้เลขประจำตัวในการปฏิบัติการตามประมวลรัษฎากร” ตัวเลขนั้นจะมาจากไหนจึงอยู่ในประกาศอธิบดีกรมสรรพากรที่ออกตามมาตรานี้ ไม่ได้อยู่ในตัวมาตราเอง

ประกาศฉบับที่ใช้อยู่คือ ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เรื่อง กำหนดให้ผู้มีหน้าที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล และผู้จ่ายเงินได้ซึ่งมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย มีและใช้เลขประจำตัวในการปฏิบัติการตามประมวลรัษฎากร ซึ่งแก้ไขโดยฉบับที่ 3 ให้มีผลตั้งแต่วันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2555 คำชี้แจงของกรมสรรพากรลงวันที่ 16 มีนาคม 2555 อธิบายว่าเลขประจำตัวประชาชน เลขทะเบียนนิติบุคคล และเลขที่กรมสรรพากรออกให้ในปัจจุบัน เป็นเลข 13 หลักทั้งหมด ต่างจากเลขผู้เสียภาษีแบบเดิมที่มี 10 หลัก

ได้ ประกาศฉบับข้างบน ข้อ 2 (1) วรรคห้า เขียนว่า กรณีผู้มีหน้าที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาที่มีและใช้เลขประจำตัวประชาชนตามกฎหมายว่าด้วยการทะเบียนราษฎร “ให้ใช้เลขประจำตัวประชาชนนั้นในการปฏิบัติการตามประมวลรัษฎากร โดยไม่ต้องยื่นคำร้องขอมีเลขประจำตัวและบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร”

คำสำคัญคือ “ในการปฏิบัติการตามประมวลรัษฎากร” ไม่ได้จำกัดอยู่ที่การยื่นแบบภาษีเงินได้ การออกใบรับตามมาตรา 105 ทวิ ก็เป็นหน้าที่ตามประมวลรัษฎากร พ่อค้าแม่ค้าที่ขายในนามตัวเองจึงเอาเลข 13 หลักบนบัตรประชาชนมาใส่ในช่องเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของใบเสร็จได้ตรง ๆ

ข้อยกเว้นคือคนที่ไม่มีเลขประจำตัวประชาชนตามกฎหมายทะเบียนราษฎร เช่น คนต่างด้าว และผู้เสียภาษีที่ไม่ใช่ “คน” หนึ่งคน อย่างห้างหุ้นส่วนสามัญหรือคณะบุคคลที่ไม่ได้จดเป็นนิติบุคคล ประกาศข้อ 2 (1) วรรคหนึ่ง ยังให้กลุ่มนี้ยื่นคำร้องขอมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรกับกรมสรรพากร ภายในหกสิบวันนับแต่วันที่มีเงินได้พึงประเมิน

ประกาศฉบับเดียวกัน ข้อ 2 (2) วรรคสอง กำหนดว่า บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่มีและใช้เลขทะเบียนนิติบุคคลที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า “ให้ใช้เลขทะเบียนนิติบุคคลนั้นในการปฏิบัติการตามประมวลรัษฎากร” โดยไม่ต้องยื่นคำร้องขอเลขใหม่ เลขผู้เสียภาษีของบริษัทจึงเป็นเลขเดียวกับเลขทะเบียนนิติบุคคล

ถ้าคุณต้องใส่เลขของลูกค้าที่เป็นบริษัท ในทางปฏิบัติวิธีที่พลาดน้อยที่สุดคือขอให้ลูกค้าส่งข้อมูลมาเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น ถ่ายหนังสือรับรองการจดทะเบียนหรือส่งข้อความที่มีชื่อ ที่อยู่ เลข และสาขาครบในข้อความเดียว แล้วคัดลอกไปวาง อย่าจดตามเสียงโทรศัพท์ เลข 13 หลักที่สลับกันสองตัวดูไม่ออกด้วยตา

คำตอบต่างกันตามชนิดเอกสาร และจุดที่คนสับสนมากที่สุดคือเลขของ “ผู้ซื้อ” ตารางนี้สรุปจากตัวบทที่อ้างไว้ในคอลัมน์ขวา

บนใบเสร็จรับเงิน มาตรา 105 ทวิ (1) บังคับ “เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ” คือเลขของคนรับเงินเท่านั้น รายการหกข้อของมาตรานี้ไม่มีเลขของผู้จ่ายเงินเลย แม้กรณีผู้ผลิต ผู้นำเข้า หรือผู้ขายส่งที่ขายให้คนทำการค้าประเภทเดียวกัน ตัวบทก็เพิ่มแค่ชื่อหรือยี่ห้อและที่อยู่ของผู้ซื้อ รายการที่เหลือบนใบเสร็จอธิบายไว้แล้วในหน้า “ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีอะไรบ้าง”

บนใบกำกับภาษีเต็มรูป มาตรา 86/4 (2) บังคับชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี ส่วนบนใบกำกับภาษีอย่างย่อ มาตรา 86/6 วรรคสาม (2) บังคับ “ชื่อหรือชื่อย่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร” ของผู้ออก ทั้งสองแบบจึงต้องมีเลขของผู้ขายเสมอ

ตัวมาตรา 86/4 (3) เขียนไว้แค่ “ชื่อ ที่อยู่ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ” ไม่มีเลขผู้เสียภาษี เลขของผู้ซื้อมาจากมาตรา 86/4 (8) “ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด” ซึ่งอธิบดีกำหนดไว้ในประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 39) ข้อ 7 ว่าผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ซื้อ “ซึ่งเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน” สำหรับใบกำกับภาษีที่จัดทำตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2558

กรมสรรพากรออกคำชี้แจงลงวันที่ 24 มีนาคม 2558 ย้ำเรื่องนี้ตรง ๆ ว่า ต้องระบุเลขของผู้ซื้อ “เฉพาะกรณีผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น” ถ้าผู้ซื้อไม่ได้จด VAT ผู้ขายไม่จำต้องระบุ และผู้ซื้อที่ไม่ได้จด VAT ก็ไม่จำต้องแจ้งเลขของตัวเองให้ผู้ขาย

คำชี้แจงฉบับเดียวกันยังวางหน้าที่ไว้ที่ฝั่งผู้ซื้อด้วย ผู้ซื้อที่จด VAT ต้องแจ้งเลขและสถานประกอบการของตัวเองตอนซื้อ ถ้าไม่แจ้งแล้วได้ใบกำกับภาษีที่ไม่มีรายการนั้นไป ภาษีซื้อตามใบนั้นเป็นภาษีซื้อต้องห้ามตามมาตรา 82/5 (2) ส่วนผู้ขายที่ได้แจ้งให้ลูกค้าบอกเลขไว้แล้ว เช่น ติดประกาศที่ร้านหรือเขียนไว้บนเว็บไซต์ แต่ลูกค้าไม่บอก กรมสรรพากรถือว่าผู้ขายไม่ได้มีเจตนาออกใบกำกับภาษีที่รายการไม่ครบ

ประกาศฉบับที่ 39 ข้อ 8 (แก้ไขเพิ่มเติมโดยฉบับที่ 199) ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนระบุสถานประกอบการที่ออกใบกำกับภาษีตามที่ปรากฏในใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) ไว้ในใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 ที่จัดทำตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2558 โดยเขียนได้หลายแบบ

• ออกจากสำนักงานใหญ่ — เขียนคำว่า “สำนักงานใหญ่” หรือคำย่อที่แสดงได้ว่าเป็นสำนักงานใหญ่ เช่น “สนญ” “HO” “HQ” หรือเขียนเป็นเลขศูนย์ห้าหลัก 00000
• ออกจากสาขา — เขียน “สาขาที่ ..” ตามเลขสาขาใน ภ.พ.20 เช่น สาขาที่ 1 หรือ สาขาที่ 01 หรือคำย่ออย่าง “Branch No. ..” หรือเขียนเป็นเลขห้าหลักตาม ภ.พ.20 เช่น 00001

ข้อ 9 ของประกาศฉบับเดียวกันใช้รูปแบบเดียวกันกับสถานประกอบการของ “ผู้ซื้อ” แต่บังคับเฉพาะเมื่อผู้ซื้อเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทที่มีหลายสาขา ที่อยู่ที่คุณพิมพ์กับสาขาที่ระบุต้องเป็นสาขาเดียวกันตาม ภ.พ.20 ของเขา

ร้านเล็กที่ไม่ได้จด VAT ไม่มี ภ.พ.20 ให้อ้างอิง และรายการบังคับของใบเสร็จตามมาตรา 105 ทวิ ก็ไม่มีช่องสาขา ในทางปฏิบัติจะเว้นว่างไว้ก็ได้ ส่วนในเครื่องมือของเรา ถ้ารหัสสาขาเป็น 00000 เอกสารจะพิมพ์ว่า “สำนักงานใหญ่” ถ้าเป็นเลขอื่นจะพิมพ์ว่า “สาขาที่” ตามด้วยเลขที่กรอก

เว็บไซต์กรมสรรพากรมีหน้า “ค้นหารายชื่อผู้ประกอบการ” ซึ่งมีบริการค้นหารายชื่อผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และในหน้าบริการข้อมูล VAT Service กรมสรรพากรอธิบายว่าข้อมูลชุดนี้ใช้ตรวจสถานะของผู้ประกอบการที่จดทะเบียนและมีสิทธิออกใบกำกับภาษี ใช้ได้ทั้งตอนที่คุณจะออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้าบริษัท และตอนที่คุณเป็นฝ่ายรับใบกำกับภาษีจากคนอื่น

หน้านี้ตั้งใจไม่เขียนขั้นตอนกดทีละปุ่ม เพราะหน้าจอของระบบราชการเปลี่ยนได้โดยไม่แจ้ง และบริการนี้ค้นได้เฉพาะผู้ที่จด VAT ถ้าไม่เจอชื่อ ไม่ได้แปลว่าเลขนั้นผิด อาจแปลแค่ว่าเขาไม่ได้จด VAT ซึ่งกรณีนั้นคุณก็ไม่จำต้องใส่เลขของเขาบนใบกำกับภาษีอยู่แล้ว

เครื่องมือของเราตรวจอีกชั้นหนึ่งตอนพิมพ์ คือเตือนเมื่อเลขยังไม่ครบ 13 หลัก และเตือนเมื่อครบแล้วแต่หลักสุดท้ายไม่ตรงกับสูตรตรวจสอบ ซึ่งมักเกิดจากพิมพ์เลขสลับตัว ทั้งสองอย่างเป็นคำเตือน ไม่ได้ห้ามดาวน์โหลด และการผ่านการตรวจนี้ไม่ได้แปลว่าเลขนั้นมีตัวตนจริงหรือจด VAT ถ้าคุณคัดลอกมาจากเอกสารของเจ้าของเลขโดยตรง ให้ยึดเอกสารนั้นเป็นหลัก

หน้านี้สรุปจากตัวบทและคำชี้แจงของกรมสรรพากร เพื่อให้คุณกรอกช่องเลขผู้เสียภาษีได้ถูก ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือบัญชี ถ้ากิจการของคุณมีเงื่อนไขเฉพาะ เช่น มีหลายสาขาหรือเป็นคนต่างด้าว ให้ยืนยันกับผู้ทำบัญชีหรือสำนักงานสรรพากรอีกครั้ง