แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน เลือกแบบไหนดี พร้อมตัวอย่างที่กรอกครบแล้ว

คำว่า “แบบฟอร์ม” ทำให้หลายคนนึกถึงแบบพิมพ์ของราชการที่มีรหัสกำกับอย่าง ภ.ง.ด.90 หรือ ภ.พ.30 ซึ่งกรมสรรพากรออกแบบไว้ให้แล้วและใช้แบบอื่นแทนไม่ได้ ใบเสร็จรับเงินไม่ใช่เอกสารประเภทนั้น ประมวลรัษฎากร มาตรา 105 ทวิ เขียนว่าใบรับ “อย่างน้อยต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิค และอักษรไทยให้ปรากฏข้อความต่อไปนี้” แล้วไล่หกข้อ ทั้งมาตราไม่ได้พูดถึงขนาดกระดาษ ตำแหน่งของช่อง สี หรือแบบพิมพ์ที่ต้องไปขอมาแม้แต่คำเดียว

แปลว่าแบบฟอร์มทุกใบที่คุณหาเจอ ทั้งไฟล์ .docx จากเว็บรวมแบบฟอร์ม ไฟล์ PDF ที่หน่วยงานเอาขึ้นเว็บ และเทมเพลตสวย ๆ ในแอปออกแบบ ล้วนเป็นการจัดหน้าของคนที่ทำไฟล์นั้นขึ้นมาเอง ไม่มีใบไหนเป็นฉบับทางการมากกว่าใบไหน สิ่งที่ควรใช้ตัดสินจึงไม่ใช่ว่าหน้าตาดูเป็นราชการแค่ไหน แต่คือมีที่ให้เขียนครบทุกข้อหรือเปล่า

หกข้อนั้นคือ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ เลขลำดับของเล่มและของใบรับ วันเดือนปีที่ออกใบรับ จำนวนเงินที่รับ และรายการสินค้าในกรณีขายหรือให้เช่าซื้อสินค้าเฉพาะชนิดที่มีราคาตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป รายละเอียดรายข้อ พร้อมคำตอบเรื่องลายเซ็น ชื่อลูกค้า และหน้าที่เก็บสำเนาไว้ห้าปี อยู่ในบทความ ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีอะไรบ้าง ซึ่งเป็นที่เดียวบนเว็บนี้ที่ลงรายละเอียดตัวบท

แผ่นข้างล่างนี้ไม่ใช่ภาพตัวอย่าง แต่เป็นเอกสารจริงที่เรนเดอร์จากเครื่องคำนวณตัวเดียวกับที่คุณกำลังจะใช้ ดูก่อนว่าช่องไหนควรอยู่ตรงไหน แล้วค่อยตัดสินใจว่าจะลอกโครงนี้ไปเขียนลงเล่มที่มีอยู่ หรือกรอกที่นี่เลย

สามจุดที่แบบฟอร์มเปล่าปล่อยให้คุณจัดการเอง แต่ในตัวอย่างนี้ถูกเติมมาแล้ว คือเลขที่เอกสารที่เดินต่อจากใบก่อนหน้า ยอดรวมที่คิดจากรายการจริง และจำนวนเงินเป็นตัวหนังสือ ซึ่งเป็นบรรทัดที่เขียนผิดบ่อยที่สุดบนบิลเขียนมือ เพราะต้องแปลงเลขเป็นคำทุกครั้งที่ยอดเปลี่ยน

แบบฟอร์มที่โหลดมาแทบทุกใบมีช่อง “เล่มที่ ____ เลขที่ ____” อยู่มุมขวาบน เพราะถอดแบบมาจากบิลเล่มคาร์บอนที่ทุกร้านเคยใช้ คนที่พิมพ์จากคอมพิวเตอร์หรือมือถือจึงมาค้างอยู่ตรงนี้เป็นประจำ ว่าตัวเองไม่มีเล่มให้นับแล้วจะกรอกอะไรลงไป

ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับอากรแสตมป์ (ฉบับที่ 23) ข้อ 10 ตอบข้อนี้ไว้ตรง ๆ ว่า ในการออกใบรับตามมาตรา 105 ทวิ ถ้าใบรับมิได้ทำเป็นเล่ม หรือทำแต่เพียงเล่มเดียว จะไม่ใส่เลขลำดับของเล่มไว้บนใบรับก็ได้ โดยมีเงื่อนไขว่าใบรับนั้นต้องมีเลขลำดับของใบรับติดต่อกันไปตลอดปีประดิทิน และถ้าทำเกินกว่าหนึ่งเล่ม จะใช้ตัวอักษรไทยหรืออังกฤษเรียงตามลำดับแทนเลขลำดับของเล่มก็ได้

เงื่อนไขจริงจึงไม่ได้อยู่ที่ช่องเล่มที่ แต่อยู่ที่ความต่อเนื่องของเลขที่ ถ้าคุณไม่ได้ทำเป็นเล่ม ช่องเล่มที่ว่างไว้ได้ แต่เลขที่ห้ามซ้ำและไม่ควรกระโดดโดยไม่มีอะไรอธิบาย นี่คือเหตุผลที่แผ่นเอกสารในเว็บนี้เติมเลขถัดไปให้เองทุกครั้งแทนที่จะให้คุณจำเองว่าใบที่แล้วเลขอะไร ส่วนความหมายเต็ม ๆ ของ “เล่มที่” กับ “เลขที่” และสิ่งที่ต้องทำกับใบที่ออกผิด อ่านต่อได้ในบทความ ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีอะไรบ้าง

สามทางนี้ไม่มีทางไหนถูกที่สุดสำหรับทุกร้าน มันแลกกันคนละอย่าง ตารางนี้เทียบตามสิ่งที่คนขายของถามจริงตอนต้องเลือก

ห้าข้อนี้คือกรณีที่การซื้อเล่มหรือการโหลดแบบฟอร์มยังตอบโจทย์กว่า ถ้าร้านของคุณเข้าข้อใดข้อหนึ่ง อย่าเพิ่งเปลี่ยนทั้งหมด

• ขายในตลาดนัด ริมทาง หรือพื้นที่ที่สัญญาณไม่ถึง — หน้าเว็บนี้ต้องโหลดขึ้นมาให้ได้ก่อน ถ้าเปิดไม่ขึ้นก็ทำอะไรไม่ได้เลย ส่วนเล่มกับปากกาไม่เคยเปิดไม่ขึ้น พกเล่มสำรองไว้คุ้มกว่าเสียการขาย
• ลูกค้าต้องการกระดาษที่มีลายมือชื่อในมือเดี๋ยวนั้น และหน้าร้านคุณไม่มีเครื่องพิมพ์
• อยากได้สำเนาคาร์บอนที่เกิดขึ้นเองพร้อมใบจริง โดยไม่ต้องพึ่งวินัยในการกดดาวน์โหลดและตั้งชื่อไฟล์ให้ครบทุกใบ
• ผู้ทำบัญชีขอเป็นไฟล์ตารางเพื่อรวมยอดต่อ — เอกสารจากที่นี่ออกมาเป็น PDF กับ PNG ยังไม่มีการส่งออกเป็นไฟล์ตาราง แม่แบบ Excel ที่คุณคุมสูตรเองยังตอบโจทย์ข้อนี้ได้ดีกว่า
• ออกวันละหลายสิบใบด้วยข้อมูลชุดเดิมซ้ำ ๆ จนคุ้มที่จะทำแม่แบบของตัวเองไว้ครั้งเดียวแล้วใช้ยาว

หลายร้านใช้สองอย่างพร้อมกัน คือมีเล่มวางไว้หน้าร้านสำหรับลูกค้าที่เดินเข้ามา และใช้หน้าเว็บออกใบให้ลูกค้าที่สั่งทางไลน์แล้วโอนเงินมา ข้อควรระวังมีข้อเดียวคืออย่าให้เลขที่ของสองทางชนกัน ให้เดินเลขคนละชุดหรือใช้คำนำหน้าคนละแบบไปเลย

เล่มบิลสำเร็จรูปหาได้ตามร้านเครื่องเขียนทั่วไป ร้านหนังสือที่มีมุมเครื่องเขียน ห้างวัสดุสำนักงาน และร้านค้าออนไลน์ มักวางรวมอยู่กับสมุดบัญชีและใบส่งของ

เรื่องที่ควรตรวจก่อนจ่ายเงินคือช่องที่พิมพ์มาให้บนหัวกระดาษ ถ้าเล่มนั้นไม่มีช่องเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ ให้เตรียมเขียนหรือประทับเพิ่มเองทุกใบ เพราะเป็นรายการแรกในหกข้อ และเป็นข้อที่หายไปจากบิลเขียนมือบ่อยที่สุด

ความต่างที่สำคัญกว่ารูปแบบไฟล์ คือสิ่งที่คุณเก็บไว้ใช้ซ้ำ ถ้าใช้แม่แบบ Word สิ่งที่คุณเก็บคือไฟล์แม่แบบหนึ่งไฟล์ที่ต้องเปิดขึ้นมาแล้วบันทึกเป็นชื่อใหม่ทุกครั้ง ระวังไม่ให้เผลอบันทึกทับแม่แบบ ที่นี่สิ่งที่ถูกจำไว้คือข้อมูลร้านของคุณ เปิดครั้งหน้าชื่อร้าน ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษียังอยู่ ส่วนไฟล์ที่ได้ออกมาเป็นเอกสารที่กรอกเสร็จแล้วใบเดียว ไม่ใช่แม่แบบเปล่าที่ต้องมาทำต่อ

หน้านี้สรุปจากตัวบทเพื่อให้คุณเลือกแบบฟอร์มและกรอกได้ถูกในวันที่ลูกค้าขอ ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือบัญชี ถ้าธุรกิจของคุณมีเงื่อนไขเฉพาะ ให้ยืนยันกับผู้ทำบัญชีของคุณอีกครั้ง