e-Tax Invoice คืออะไร ร้านเล็กต้องทำไหม และใบเสร็จ PDF ที่ส่งทางไลน์ต่างกันยังไง

คือใบกำกับภาษีและใบรับที่ทำขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามกติกาของกฎกระทรวง ฉบับที่ 384 (พ.ศ. 2565) ไม่ใช่ "ใบเสร็จอะไรก็ได้ที่เป็นไฟล์" สิ่งที่ทำให้มันต่างจากไฟล์ธรรมดามีสามข้อ อ่านจากตัวบทในราชกิจจานุเบกษาโดยตรง

1. 1ต้องอยู่ในรายชื่อที่อธิบดีประกาศ — ข้อ 12 ให้ "ผู้ประกอบการจดทะเบียนหรือผู้มีหน้าที่ออกใบรับ ทั้งนี้ ตามรายชื่อที่อธิบดีประกาศ" จัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษาใบกำกับภาษีหรือใบรับโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ สังเกตว่ามี "ผู้มีหน้าที่ออกใบรับ" อยู่ด้วย ระบบนี้จึงไม่ได้มีไว้เฉพาะคนจด VAT
2. 2ต้องลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ — ข้อ 13 (1) ให้ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ "โดยใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกโดยผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งได้รับการรับรองจากผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ" และวรรคท้ายของข้อเดียวกันเปิดให้สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์หรือหน่วยงานอื่นที่อธิบดีประกาศรายชื่อ ให้การรับรองแทนการใช้ใบรับรองได้
3. 3ต้องแจ้งข้อมูลให้กรมสรรพากร — ข้อ 16 ให้แจ้งข้อมูลใบกำกับภาษีหรือใบรับนั้นผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร "ภายในวันที่สิบห้าของเดือนถัดไป" โดยวรรคสองยกเว้นไว้ว่าไม่ใช้บังคับกับใบกำกับภาษีอย่างย่อ

อีกข้อที่คนไม่ค่อยรู้: ข้อ 15 วรรคสอง เขียนว่าถ้าผู้ซื้อไม่ประสงค์จะรับทางอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ออกทำสิ่งพิมพ์ออกส่งให้แทน โดยต้องมีข้อความระบุว่าได้ส่งข้อมูลใบนั้นให้กรมสรรพากรด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ร้านที่อยู่ในระบบจึงยังยื่นกระดาษให้ลูกค้าได้ ส่วนร้านที่อยู่ในระบบมาก่อนกฎกระทรวงนี้ใช้บังคับ ข้อ 19 ให้ถือว่าอยู่ในรายชื่อตามข้อ 12 แล้ว

ถ้อยคำในข้อ 12 คือ "อาจจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษา...ได้" ซึ่งเป็นภาษาของการอนุญาต ไม่ใช่การบังคับ และประกาศกรมสรรพากรเรื่อง Time Stamp ข้อ 4 ก็เขียนทำนองเดียวกันว่าผู้ที่ได้รับการประกาศรายชื่อแล้ว "อาจเลือกจัดทำใบกำกับภาษีตามประกาศนี้ก็ได้" ตัวบทสองฉบับที่ตั้งระบบนี้ขึ้นมาจึงวางมันไว้เป็นทางเลือก

ในทางปฏิบัติ คำถามที่ควรถามตัวเองไม่ใช่ "ต้องทำไหม" แต่เป็น "ลูกค้าของเราต้องการเอกสารแบบนี้บ่อยแค่ไหน" ร้านที่ขายวันละไม่กี่ออร์เดอร์และลูกค้าไม่เคยขอ ยังไม่มีเหตุผลเร่งด่วนที่จะเข้า ส่วนร้านที่ลูกค้าถามหาทุกช่วงมาตรการลดหย่อน อาจคุ้มที่จะไปศึกษาต่อ

ชื่อ "by Email" เป็นชื่อเดิม ประกาศกรมสรรพากร เรื่อง การจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษา ใบกำกับภาษี โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ที่ลงราชกิจจานุเบกษาเมื่อ 29 มิถุนายน 2566 เขียนไว้ในคำปรารภว่า เมื่อกฎกระทรวง ฉบับที่ 384 ใช้บังคับ ระเบียบกรมสรรพากรว่าด้วยการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email พ.ศ. 2560 "เป็นอันสิ้นสภาพ" ทางที่ใช้แทนตอนนี้คือระบบ Time Stamp ตามประกาศฉบับนั้น ซึ่งมีผลตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2566

• ใครขอได้ — ข้อ 2 ของประกาศเขียนว่า "ผู้ประกอบการจดทะเบียน" ที่ประสงค์จะจัดทำใบกำกับภาษี ยื่นคำขอต่ออธิบดีเพื่อขอให้ประกาศรายชื่อ คู่มือของกรมสรรพากรฉบับ 14 กุมภาพันธ์ 2568 ขยายความว่าต้องเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 77/1 (6) ร้านที่ไม่ได้จด VAT จึงใช้ทางนี้ไม่ได้
• ออกอะไรได้ — ใบกำกับภาษี (ข้อ 5) และใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ (ข้อ 8) ประกาศฉบับนี้ไม่ได้พูดถึงใบรับเลย
• ทำงานยังไง — ข้อ 5 (2) ให้ส่งข้อมูลใบกำกับภาษีจากอีเมลที่แจ้งไว้กับกรมสรรพากร ไปยังอีเมลของผู้ซื้อและอีเมลของระบบประทับรับรองเวลา "ในคราวเดียวกัน" แทนการใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของตัวเอง คู่มือกำหนดให้ไฟล์เป็น PDF/A-3 ไม่เกิน 3 MB หนึ่งอีเมลต่อหนึ่งฉบับ
• วงเงิน 30 ล้านบาท — ตัวเลขนี้อยู่ในคู่มือ เป็น "ข้อแนะนำ" ว่าระบบถูกออกแบบมาให้เหมาะกับผู้ที่มีเงินได้หรือรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท ตัวประกาศในราชกิจจานุเบกษาไม่ได้เขียนวงเงินนี้เป็นเงื่อนไข

ตารางนี้ใส่เฉพาะสิ่งที่อ่านเจอในตัวบท ข้อที่ยังไม่มีคำตอบเขียนไว้ตรง ๆ ว่ายังไม่มีคำตอบ ไม่ได้เดาเติมให้ครบช่อง

ในทางปฏิบัติร้านจำนวนมากทำกันทุกวัน และลูกค้าส่วนใหญ่รับได้ สิ่งที่ตัวบทบอกได้แน่ ๆ มีแค่ว่าไฟล์นั้นไม่ได้ผ่านเงื่อนไขข้อ 12 ข้อ 13 และข้อ 16 ของกฎกระทรวง ฉบับที่ 384 จึงไม่ใช่ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ในระบบของกรมสรรพากร ส่วนคำถามที่ลึกกว่านั้น — การส่งไฟล์โดยไม่ได้อยู่ในระบบ ถือว่าได้ "ออกใบรับ" ครบตามมาตรา 105 แล้วหรือยัง — คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.121/2545 มีสองข้อที่พูดไปคนละทาง และยังไม่มีแหล่งชั้นต้นที่ตอบตรง ๆ

รายละเอียดของความขัดกันนั้นและทางที่ปลอดภัยที่สุดสำหรับแม่ค้าออนไลน์ อยู่ในคู่มือ "ขายของออนไลน์ ออกใบเสร็จยังไง — และส่งให้ลูกค้าทางไลน์ได้แค่ไหน" (ลิงก์อยู่ท้ายหน้า) หน้านี้ไม่เขียนซ้ำ เพื่อไม่ให้สองหน้าตอบไม่ตรงกัน สั้น ๆ คือส่งไฟล์ต่อไปได้ เก็บไฟล์ของตัวเองไว้ห้าปีตามมาตรา 105 ทวิ และถ้าลูกค้าขอกระดาษก็พิมพ์ให้

มาตรการลดหย่อนที่ชื่อ Easy E-Receipt กำหนดให้ผู้ซื้อใช้ e-Tax Invoice หรือ e-Receipt เท่านั้น เอกสารถาม-ตอบของกรมสรรพากรสำหรับมาตรการรอบหนึ่งอธิบายว่าเอกสารสองชนิดนี้คือใบกำกับภาษีและใบรับ "ที่ได้มีการจัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และได้ลงลายมือชื่อโดยใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์" และ "ผู้ออก e-Tax Invoice หรือ e-Receipt ต้องได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากรให้ออกได้" ใบเสร็จกระดาษและไฟล์ PDF ที่ส่งทางไลน์จึงไม่เข้าเงื่อนไขนี้

• ถ้าร้านไม่ได้อยู่ในระบบ ให้บอกลูกค้าตรง ๆ ว่าออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ใช้กับมาตรการนี้ไม่ได้ อย่ารับปากว่า "ส่ง PDF ไปก็ใช้ได้"
• ลูกค้าตรวจเองได้ว่าร้านไหนอยู่ในระบบ เว็บกรมสรรพากรมีเมนู "ตรวจสอบรายชื่อผู้ประกอบการเข้าระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt"
• วงเงิน ช่วงวันที่ ประเภทสินค้าที่ใช้ได้ และเงื่อนไขสำหรับผู้ขายที่ไม่ได้จด VAT เปลี่ยนไปในแต่ละรอบ หน้านี้จึงไม่เขียนตัวเลขใด ๆ ของมาตรการ ให้ดูประกาศของรอบนั้นที่ rd.go.th

บอกให้ชัดตั้งแต่ตรงนี้: BIZLOOM ไม่ได้ออก e-Tax Invoice หรือ e-Receipt ไม่ได้ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ไม่ได้ประทับรับรองเวลา และไม่ได้ส่งข้อมูลใด ๆ ให้กรมสรรพากร สิ่งที่ได้คือใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา และเอกสารอื่นที่วางรายการตามตัวบท ดาวน์โหลดเป็น PDF หรือรูปภาพ แล้วส่งหรือพิมพ์ให้ลูกค้าเอง

สำหรับร้านที่ไม่ได้อยู่ในระบบ e-Tax นี่คือเอกสารแบบเดียวกับใบเสร็จกระดาษที่เคยเขียนมือ เพียงแต่รายการครบ เลขที่ไม่ซ้ำ และอ่านออก ถ้าวันหนึ่งร้านของคุณตัดสินใจเข้าระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ต้องไปใช้ช่องทางที่กรมสรรพากรกำหนดหรือผู้ให้บริการที่ได้รับอนุญาต ไม่ใช่เครื่องมือนี้