ข้ามไปที่เนื้อหา
BIZLOOM

ออกเอกสารผิดแล้ว แก้ยังไง

เขียนใบเสร็จผิด ออกใบกำกับภาษีผิด เอกสารหาย เลขที่ซ้ำ หรือลืมออกจนเลยวันมาแล้ว หน้านี้แยกให้ชัดว่าข้อไหนมีตัวบทรองรับ และข้อไหนเป็นแค่แนวปฏิบัติ

ปรับปรุงล่าสุด

ถ้าคุณกำลังเปิดหน้านี้เพราะเพิ่งรู้ตัวว่าเอกสารที่ออกไปแล้วผิด — เรื่องนี้แก้ได้ และแทบทุกกรณีแก้ได้ด้วยตัวคุณเองในวันนี้ สิ่งที่ทำให้เรื่องบานปลายไม่ใช่ความผิดพลาดตอนเขียน แต่คือการพยายามทำให้ความผิดพลาดนั้นหายไปโดยไม่เหลือร่องรอย

หลักข้อเดียวที่ใช้ได้กับทุกกรณีในหน้านี้คือ แก้ด้วยการเพิ่มเอกสาร ไม่ใช่ด้วยการลบเอกสาร ใบที่ผิดยังต้องอยู่ในแฟ้ม ใบที่ถูกออกเพิ่มขึ้นมาใหม่และชี้กลับไปที่ใบเดิม สิ่งที่คุณต้องมีเมื่อถูกถามย้อนหลังคือเส้นทางที่อ่านแล้วเข้าใจได้ ไม่ใช่แฟ้มที่สะอาดเกินจริง

หน้านี้แยกสองอย่างออกจากกันตลอดทั้งหน้า ตรงไหนมีเลขมาตราหรือเลขข้อกำกับ แปลว่ายกมาจากตัวบทจริง ตรงไหนขึ้นต้นว่า “ในทางปฏิบัติ” แปลว่าไม่มีตัวบทเขียนไว้ เว็บไทยหลายเจ้าเขียนสองอย่างนี้ปนกันจนแยกไม่ออก ซึ่งเป็นเหตุผลที่คุณเจอคำตอบขัดกันเองมาตลอด

ก่อนอื่น ตอบตัวเองสองข้อ

วิธีแก้ต่างกันสิ้นเชิงตามคำตอบของสองข้อนี้ ตอบก่อนแล้วค่อยข้ามไปอ่านหัวข้อที่ตรงกับคุณ

  1. เอกสารที่ผิดออกจากมือคุณไปแล้วหรือยัง — ถ้ายังอยู่ในเล่มหรือยังไม่ได้ส่งไฟล์ให้ลูกค้า เรื่องจบได้ในสามนาที
  2. คุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วหรือยัง — ถ้ายังไม่ได้จด ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ไม่ใช่ทางของคุณ และมาตรา 86/13 ห้ามคุณออกไว้ตรง ๆ

เขียนใบเสร็จรับเงินผิด แก้ยังไง

ประมวลรัษฎากรกำหนดว่าใบรับต้องมีข้อความอะไรบ้าง (มาตรา 105 ทวิ) และกำหนดให้ทำต้นขั้วหรือสำเนาเก็บไว้ไม่น้อยกว่าห้าปี แต่ไม่ได้เขียนขั้นตอนการยกเลิกใบที่เขียนผิดไว้เลย วิธีข้างล่างนี้จึงเป็นแนวปฏิบัติ ไม่ใช่ข้อบังคับ สิ่งที่เป็นข้อบังคับจริงคือหน้าที่เก็บสำเนา และข้อสันนิษฐานที่ตามมาถ้าไม่มีสำเนา คือกฎหมายให้ถือว่าคุณไม่ได้ออกใบรับ ภาระพิสูจน์จึงตกที่คุณ

ในทางปฏิบัติ ถ้าใบยังอยู่กับคุณ ให้ทำสามอย่างตามลำดับ

  1. ขีดฆ่าทั้งใบ แล้วเขียนกำกับตัวใหญ่ ๆ ว่า “ยกเลิก” พร้อมวันที่และชื่อคนยกเลิก
  2. เก็บใบที่ยกเลิกไว้ในเล่มตามเดิม ทั้งต้นฉบับและสำเนา ห้ามฉีกออก ห้ามลบ ห้ามใช้น้ำยาลบคำผิดทับ
  3. ออกใบใหม่โดยใช้เลขที่ถัดไป ไม่ใช่เลขที่เดิม แล้วเขียนหมายเหตุบนใบใหม่ว่าออกแทนใบเลขที่เท่าไร

สิ่งที่สร้างปัญหาที่สุดไม่ใช่ใบที่เขียนผิด แต่คือเลขที่ที่หายไปเฉย ๆ โดยไม่มีอะไรอธิบาย เล่มบิลที่ข้ามจากเลข 041 ไป 043 คือคำถามที่คุณจะต้องตอบในอีกสามปีข้างหน้า ตอนที่จำไม่ได้แล้วว่าเกิดอะไรขึ้น ส่วนใบที่ขีดฆ่าแล้วเขียนว่ายกเลิกคือคำตอบที่วางอยู่ตรงนั้นเรียบร้อยแล้ว

ถ้าใบส่งถึงมือลูกค้าไปแล้ว ในทางปฏิบัติให้ขอใบเดิมคืนก่อนเสมอ แล้วทำสามขั้นตอนข้างบน ถ้าเอาคืนไม่ได้จริง ๆ ให้ออกใบใหม่ที่มีหมายเหตุชัดเจนว่าใช้แทนใบเลขที่เดิม บันทึกไว้กับสำเนาใบเดิมว่าเรียกคืนไม่ได้เพราะอะไร แล้วแจ้งลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษรว่าใบเดิมยกเลิกแล้ว ข้อความสั้น ๆ ในไลน์ที่ยังเปิดย้อนดูได้ก็นับ ยิ่งลูกค้าเป็นนิติบุคคลที่เอาใบเดิมไปลงบัญชีแล้ว ยิ่งต้องบอกฝ่ายบัญชีของเขาตรง ๆ ว่าใบไหนยกเลิก

ร้านมินิมอลช็อป
99/1 ถ.สุขุมวิท แขวงคลองเตย เขตคลองเตย กรุงเทพฯ 10110
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 0105512345671
สำนักงานใหญ่ · โทร 081-234-5678

ใบเสร็จรับเงิน

Receipt

เลขที่ RC-2569-0001
วันที่ 31 ก.ค. 2569
ลูกค้า
บริษัท เอบีซี จำกัด
เลขที่ 1 อาคารเอบีซี ถ.พระราม 4 แขวงคลองเตย เขตคลองเตย กรุงเทพฯ 10110
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 0107536000129 · สำนักงานใหญ่
#รายการจำนวนราคา/หน่วยจำนวนเงิน
1เสื้อยืดคอกลม สีขาว3290.00870.00
2ถุงผ้าแคนวาส2150.00300.00
ผู้รับเงิน
ผู้มีอำนาจลงนาม
สร้างด้วยBIZLOOMออกเอกสารฟรีที่ bizloom.app
ใบเสร็จรับเงินที่ออกใหม่แทนใบเดิม — ใช้เลขที่ใหม่ และเขียนหมายเหตุอ้างเลขที่ใบเดิมไว้ในช่องหมายเหตุ

ออกใบกำกับภาษีผิด — ข้อนี้มีตัวบทเขียนขั้นตอนไว้ครบ

ถ้าคุณจดทะเบียน VAT แล้วและออกใบกำกับภาษีผิด เรื่องนี้ไม่ต้องเดา คำสั่งกรมสรรพากร ที่ ป.86/2542 ข้อ 25 เขียนขั้นตอนการยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมแล้วออกฉบับใหม่ไว้ทีละข้อ

  1. เรียกคืนใบกำกับภาษีฉบับเดิม แล้วประทับตราว่า “ยกเลิก” หรือขีดฆ่า จากนั้นเก็บรวมไว้กับสำเนาใบกำกับภาษีฉบับเดิม
  2. จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ซึ่งเป็นเลขที่ใหม่ แต่ต้องลงวัน เดือน ปี ให้ตรงกับวัน เดือน ปี ตามใบกำกับภาษีฉบับเดิม
  3. หมายเหตุไว้ในใบกำกับภาษีฉบับใหม่ว่า เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่ใด เล่มที่ใด
  4. หมายเหตุการยกเลิกใบกำกับภาษีไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนภาษีที่จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่

อ่านข้อ 2 ให้ดี เพราะมันสวนกับสิ่งที่คนส่วนใหญ่คิด ใบกำกับภาษีฉบับใหม่ใช้ “เลขที่ใหม่” แต่ใช้ “วันที่เดิม” ไม่ใช่วันที่วันนี้ นี่คือกรณีเดียวในหน้านี้ที่มีตัวบทสั่งให้ลงวันที่ย้อนกลับไป และเหตุผลก็ตรงไปตรงมา คือการขายเกิดขึ้นวันนั้นจริง ๆ เอกสารแค่ถูกทำใหม่เท่านั้น

ขั้นตอนทั้งสี่ข้อนี้ใช้กับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น ถ้าคุณยังไม่ได้จด VAT คุณไม่ได้อยู่ในเรื่องนี้ตั้งแต่ต้น เพราะมาตรา 86/13 ห้ามผู้ที่ไม่ใช่ผู้ประกอบการจดทะเบียนออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ ให้ใช้วิธีในหัวข้อใบเสร็จรับเงินข้างบนแทน

ออกเอกสารย้อนหลัง ได้ไหม

นี่คือคำถามที่คำตอบบนเว็บไทยขัดกันเองมากที่สุด และเหตุผลที่มันขัดกันคือคำว่า “ย้อนหลัง” ถูกใช้กับสามสถานการณ์ที่ไม่เหมือนกันเลย ก่อนอื่นต้องพูดตรง ๆ ว่า ประมวลรัษฎากรไม่ได้เขียนขั้นตอนสำหรับการออกเอกสารย้อนหลังไว้ที่ไหนเลย สิ่งที่ตัวบทเขียนคือคำว่า “ในทันที” ทั้งสองที่

  • มาตรา 105 — ผู้ขายหรือผู้รับเงินต้องออกใบรับ “ในทันทีทุกคราวที่รับเงินหรือรับชำระราคา” ไม่ว่าจะมีการเรียกร้องให้ออกใบรับหรือไม่ก็ตาม
  • มาตรา 86 วรรคหนึ่ง — ผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องจัดทำใบกำกับภาษี “ในทันทีที่ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น” แล้วส่งมอบให้ผู้ซื้อ

ดังนั้นคำตอบแบบ “ได้” หรือ “ไม่ได้” ล้วน ๆ จึงไม่มีที่มาจากตัวบท สิ่งที่ทำได้คือแยกให้ออกว่าคุณอยู่ในสถานการณ์ไหน

สถานการณ์จริงของคุณสิ่งที่เกิดขึ้นกับวันที่บนเอกสาร
รับเงินไปแล้วเมื่อสัปดาห์ก่อน แต่ลืมออกเอกสาร เพิ่งมาทำวันนี้ตัวเอกสารบันทึกข้อเท็จจริงว่าได้รับเงินวันไหน วันที่จึงควรตรงกับวันที่รับเงินจริง สิ่งที่ผิดคือความล่าช้าในการทำเอกสาร ไม่ใช่ตัววันที่
ออกเอกสารไปแล้ว แต่เขียนผิด ต้องยกเลิกแล้วออกใหม่สำหรับใบกำกับภาษี ป.86/2542 ข้อ 25 สั่งให้ฉบับใหม่ลงวันที่ตรงกับฉบับเดิม สำหรับใบเสร็จรับเงินทั่วไป ในทางปฏิบัติใช้หลักเดียวกัน เพราะเงินเข้าวันนั้นจริง
ลูกค้าขอให้ลงวันที่ในเดือนหรือปีที่ผ่านไปแล้ว ทั้งที่รับเงินวันนี้นี่ไม่ใช่การออกย้อนหลัง แต่คือการระบุวันที่ไม่ตรงกับข้อเท็จจริง อย่าทำ เพราะเอกสารของคุณจะไปโผล่ผิดรอบในบัญชีของทั้งสองฝ่าย

ถ้าคุณจด VAT แล้ว การออกใบกำกับภาษีช้าไม่ใช่แค่เรื่องวันที่บนกระดาษ เพราะมันพันกับว่ายอดนั้นตกอยู่ในเดือนภาษีไหนและถูกยื่นไปแล้วหรือยัง ข้อนี้ต้องคุยกับผู้ทำบัญชีของคุณก่อนลงมือ หน้านี้จงใจไม่ระบุจำนวนวันหรือเงื่อนไขใด ๆ เพราะไม่มีตัวบทให้อ้าง

เส้นที่ห้ามข้ามมีเส้นเดียว คือการทำเอกสารที่บอกเรื่องซึ่งไม่ได้เกิดขึ้นจริง ออกเอกสารช้าเป็นความบกพร่องที่แก้ได้ ออกเอกสารที่ระบุวันที่หรือจำนวนเงินไม่ตรงกับความจริงเป็นคนละเรื่องกันโดยสิ้นเชิง และถ้าลูกค้ากดดันให้ทำ คนที่เซ็นชื่อบนเอกสารนั้นคือคุณ ไม่ใช่เขา

ใบกำกับภาษีหาย — “ใบแทนใบกำกับภาษี” คือคำตอบ

ใบแทนใบกำกับภาษีเป็นเอกสารจริงที่กรมสรรพากรกำหนดไว้ ไม่ใช่ชื่อที่ใครตั้งขึ้นเอง มาตรา 86/12 กำหนดว่า เมื่อผู้ซื้อร้องขอเพราะใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ สูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนออกใบแทนให้ โดยต้องมีข้อความระบุไว้ในที่ที่เห็นได้ชัดว่าเอกสารนั้นเป็นใบแทน

จุดที่คนเข้าใจผิดบ่อยที่สุดสองข้อคือ ผู้ที่ออกใบแทนคือผู้ขาย ไม่ใช่ผู้ซื้อที่ทำหาย และใบแทนไม่ได้ทำโดยพิมพ์ใบกำกับภาษีขึ้นมาใหม่ ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 36) กำหนดวิธีไว้ว่าให้ถ่ายสำเนาจากสำเนาใบกำกับภาษีที่ผู้ขายเก็บไว้ แล้วบันทึกลงบนใบที่ถ่ายมานั้น

  • ใบแทนออกให้ครั้งที่เท่าไร
  • วัน เดือน ปี ที่ออกใบแทน
  • คำอธิบายย่อ ๆ ถึงสาเหตุที่ออกใบแทน
  • ลายมือชื่อของผู้ออกใบแทน

ประกาศฉบับเดียวกันยังกำหนดให้ผู้ขายบันทึกรายการเหล่านี้ไว้ด้านหลังสำเนาใบกำกับภาษีฉบับเดิม และบันทึกการออกใบแทนไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนที่ออกใบแทน โดยระบุชื่อผู้ซื้อ เลขที่และเล่มที่ของใบเดิม และวันที่

ถ้าเอกสารที่หายเป็นใบเสร็จรับเงินธรรมดาที่ไม่ใช่ใบกำกับภาษี คำว่า “ใบแทน” ไม่มีอยู่ในตัวบทสำหรับกรณีนั้น มาตรา 86/12 อยู่ในหมวดภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น ในทางปฏิบัติผู้ขายจะถ่ายสำเนาต้นขั้วที่เก็บไว้ให้ลูกค้า พร้อมเขียนกำกับว่าเป็นสำเนาที่ออกแทนฉบับที่สูญหาย ลงวันที่ที่ออกสำเนานั้น และเซ็นชื่อ ห้ามออกใบเสร็จใบใหม่ด้วยเลขที่ใหม่สำหรับเงินก้อนเดิม เพราะรายรับก้อนเดียวจะกลายเป็นสองรายการในบัญชีคุณทันที

ใบลดหนี้ กับ ใบเพิ่มหนี้ ใช้ตอนไหน

สองใบนี้ไม่ใช่เครื่องมือแก้คำผิด แต่เป็นเครื่องมือของระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม สำหรับกรณีที่ขายไปแล้ว ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว แล้วมูลค่าเปลี่ยนทีหลังจนต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่ ใช้ได้เฉพาะผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT เท่านั้น เหตุที่ทำให้ต้องออกอยู่ในมาตรา 82/9 และมาตรา 82/10

เกิดอะไรขึ้นหลังขายออกเอกสารอะไร
ส่งของเกินจำนวนที่ตกลง หรือคำนวณราคาต่ำกว่าที่เป็นจริง ทำให้มูลค่าเพิ่มขึ้นใบเพิ่มหนี้ (มาตรา 82/9 ประกอบมาตรา 86/9)
ให้บริการเกินข้อกำหนดที่ตกลงกัน ทำให้ค่าบริการเพิ่มขึ้นใบเพิ่มหนี้
ลดราคาเพราะสินค้าผิดข้อกำหนด ชำรุดเสียหาย ขาดจำนวน หรือคำนวณราคาผิดไปสูงกว่าที่เป็นจริงใบลดหนี้ (มาตรา 82/10 ประกอบมาตรา 86/10)
ลูกค้าคืนสินค้า หรือมีการบอกเลิกสัญญาบริการใบลดหนี้

มาตรา 86/9 และมาตรา 86/10 กำหนดรายการบนใบทั้งสองไว้ตรงกัน คือต้องมีคำว่า “ใบเพิ่มหนี้” หรือ “ใบลดหนี้” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออก ข้อมูลผู้ซื้อ วันที่ออก หมายเลขของใบกำกับภาษีฉบับเดิมพร้อมมูลค่าเดิม มูลค่าที่ถูกต้อง ผลต่าง จำนวนภาษีที่เรียกเก็บเพิ่มหรือที่ใช้คืน และคำอธิบายสั้น ๆ ถึงสาเหตุ ส่วนเรื่องเวลา สองมาตรานี้กำหนดให้ออกในเดือนภาษีที่มีเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้น เว้นแต่มีเหตุจำเป็นที่ทำให้ออกไม่ทัน ก็ให้ออกในเดือนภาษีถัดจากเดือนที่มีเหตุการณ์เกิดขึ้น

ถ้าคุณยังไม่ได้จดทะเบียน VAT อย่าออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้เด็ดขาด มาตรา 86/13 ห้ามผู้ที่ไม่ใช่ผู้ประกอบการจดทะเบียนหรือผู้ไม่มีสิทธิ ออกทั้งใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ และมาตรา 89 (6) กำหนดว่าผู้ออกโดยไม่มีสิทธิตามมาตรา 86/13 ต้องเสียเบี้ยปรับอีกสองเท่าของจำนวนภาษีตามใบนั้น ข้อห้ามนี้ไม่ได้ครอบแค่ใบกำกับภาษีอย่างที่หลายคนเข้าใจ

แล้วร้านที่ไม่ได้จด VAT ต้องทำยังไงเมื่อลูกค้าคืนของหรือได้ส่วนลดทีหลัง ในทางปฏิบัติคือยกเลิกใบเสร็จเดิมแล้วออกใบใหม่ตามยอดที่ถูกต้อง หรือถ้าคืนเงินบางส่วน ให้ทำหลักฐานการคืนเงินแยกไว้อีกใบ พร้อมอ้างเลขที่ใบเสร็จเดิม แล้วเก็บทั้งสองใบไว้ด้วยกัน จุดสำคัญคือยอดรวมที่เหลืออยู่ในแฟ้มต้องเท่ากับเงินที่คุณได้รับจริง

เลขที่เอกสารซ้ำ ทำยังไง

มาตรา 105 ทวิ (3) บังคับให้ใบรับมี “เลขลำดับของเล่มและของใบรับ” แต่ไม่ได้เขียนไว้ว่าถ้าเลขซ้ำแล้วต้องทำอย่างไร วิธีข้างล่างนี้จึงเป็นแนวปฏิบัติทั้งหมด เป้าหมายของมันมีข้อเดียวคือ ทำให้เลขหนึ่งเลขชี้ไปที่เอกสารได้ใบเดียวอีกครั้ง

  1. อย่าแก้เลขบนใบที่ลูกค้าถือไปแล้ว เอกสารสองฉบับที่ถือเลขเดียวกันอยู่คนละมือ แต่ข้อความไม่ตรงกัน แย่กว่าเลขซ้ำเฉย ๆ
  2. เลือกใบที่ออกทีหลังเป็นใบที่จะยกเลิก แล้วออกใหม่ด้วยเลขที่ที่ยังไม่เคยใช้ พร้อมหมายเหตุว่าออกแทนใบเลขที่ซ้ำใบไหน
  3. เขียนบันทึกสั้น ๆ แนบไว้ในแฟ้มว่าเลขนี้ซ้ำเพราะอะไร ลงวันที่ที่พบและวันที่แก้
  4. ตรวจต้นเหตุแล้วปิดมันทันที เลขซ้ำเกือบทั้งหมดมาจากการเปิดบิลเล่มใหม่โดยไม่ดูว่าเล่มเก่าค้างที่เลขไหน หรือจากการที่มีคนออกบิลพร้อมกันสองคน

รูปแบบเลขจะเป็นแบบไหนไม่ใช่ประเด็น ประเด็นคือห้ามซ้ำ และห้ามย้อนกลับไปแทรกเลขที่ข้ามไปแล้ว

ห้าอย่างที่ไม่ควรทำ ไม่ว่ากรณีไหน

  • ฉีกใบที่ผิดทิ้ง — มาตรา 105 ทวิ ให้เก็บต้นขั้วหรือสำเนาไว้ไม่น้อยกว่าห้าปี และถ้าไม่มี กฎหมายให้สันนิษฐานว่าคุณไม่ได้ออกใบรับเลย
  • ใช้น้ำยาลบคำผิดหรือลบข้อความเดิมออก — เอกสารที่มีร่องรอยการลบคือเอกสารที่อธิบายยากที่สุด ขีดฆ่าแล้วเขียนใหม่ข้าง ๆ พร้อมเซ็นกำกับ อ่านง่ายกว่าและตรวจสอบได้
  • ออกใบใหม่โดยใช้เลขที่เดิมซ้ำ — เลขเดิมยังผูกอยู่กับใบเดิมที่ออกไปแล้ว
  • ลงวันที่ที่ไม่ตรงกับข้อเท็จจริงเพื่อให้เข้ารอบบัญชีที่ต้องการ — ยกเว้นกรณีเดียวที่ตัวบทสั่งเอง คือใบกำกับภาษีที่ออกใหม่แทนฉบับที่ยกเลิกตาม ป.86/2542 ข้อ 25
  • พิมพ์คำว่า “ใบกำกับภาษี” “ใบเพิ่มหนี้” หรือ “ใบลดหนี้” ทั้งที่ยังไม่ได้จด VAT — มาตรา 86/13 ห้ามไว้ทั้งสามใบ และเป็นความผิดพลาดที่แพงที่สุดในหน้านี้

ออกใบใหม่ให้ถูกตั้งแต่ครั้งนี้

เลขที่เดินให้อัตโนมัติไม่ซ้ำ ยอดคำนวณให้ ดูตัวอย่างสดก่อนพิมพ์ แล้วดาวน์โหลดเป็น PDF หรือรูปภาพ ฟรี ไม่ต้องสมัครสมาชิก

ออกเอกสารใหม่

หน้านี้สรุปจากตัวบทและประกาศของกรมสรรพากรเพื่อให้คุณตัดสินใจได้ในวันที่รู้ตัวว่าเอกสารผิด ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือบัญชี ข้อความที่กำกับว่า “ในทางปฏิบัติ” คือแนวทางที่ใช้กันทั่วไป ไม่ใช่ข้อบังคับตามกฎหมาย ถ้ากรณีของคุณเกี่ยวพันกับเดือนภาษีที่ยื่นแบบไปแล้ว ให้ยืนยันกับผู้ทำบัญชีของคุณก่อนลงมือ

คำถามที่พบบ่อย

ออกใบเสร็จรับเงินผิด แก้ไขยังไง
ประมวลรัษฎากรกำหนดรายการที่ใบรับต้องมีไว้ในมาตรา 105 ทวิ และกำหนดให้เก็บต้นขั้วหรือสำเนาไว้ไม่น้อยกว่าห้าปี แต่ไม่ได้เขียนขั้นตอนการยกเลิกใบที่เขียนผิดไว้ ในทางปฏิบัติจึงใช้วิธีขีดฆ่าใบเดิมและเขียนกำกับว่ายกเลิก เก็บทั้งต้นฉบับและสำเนาไว้ในเล่มโดยไม่ฉีกทิ้ง แล้วออกใบใหม่ด้วยเลขที่ถัดไปพร้อมหมายเหตุอ้างเลขที่ใบเดิม ถ้าใบส่งถึงลูกค้าไปแล้วควรขอคืนก่อน
ออกใบกำกับภาษีผิด ยกเลิกแล้วออกใบใหม่ยังไง
คำสั่งกรมสรรพากร ที่ ป.86/2542 ข้อ 25 กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนเรียกคืนใบกำกับภาษีฉบับเดิมแล้วประทับตราว่ายกเลิกหรือขีดฆ่า เก็บรวมไว้กับสำเนาใบกำกับภาษีฉบับเดิม จากนั้นจัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ซึ่งเป็นเลขที่ใหม่ แต่ต้องลงวัน เดือน ปี ให้ตรงกับใบกำกับภาษีฉบับเดิม พร้อมหมายเหตุในฉบับใหม่ว่าเป็นการยกเลิกและออกแทนฉบับเดิมเลขที่ใดเล่มที่ใด และหมายเหตุการยกเลิกไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนภาษีที่จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่
ใบแทนใบกำกับภาษี คืออะไร
ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 86/12 เมื่อผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการร้องขอเพราะใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ สูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ ผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องออกใบแทนให้ โดยมีข้อความระบุไว้ในที่ที่เห็นได้ชัดว่าเป็นใบแทน ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 36) กำหนดวิธีไว้ว่าให้ถ่ายสำเนาจากสำเนาที่ผู้ขายเก็บไว้ แล้วบันทึกลงบนใบนั้นว่าเป็นใบแทนออกให้ครั้งที่เท่าไร วันเดือนปีที่ออกใบแทน คำอธิบายย่อ ๆ ถึงสาเหตุ และลงลายมือชื่อผู้ออกใบแทน
ใบกำกับภาษีหาย ต้องทำอย่างไร
ผู้ซื้อที่ทำใบกำกับภาษีหายต้องร้องขอไปที่ผู้ขาย เพราะผู้ที่ออกใบแทนคือผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษีฉบับเดิม ไม่ใช่ผู้ซื้อ ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 86/12 นอกจากบันทึกบนตัวใบแทนแล้ว ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 36) ยังกำหนดให้ผู้ขายบันทึกรายการเดียวกันไว้ด้านหลังสำเนาใบกำกับภาษีฉบับเดิม และบันทึกการออกใบแทนไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนที่ออกใบแทนด้วย
ใบลดหนี้ ใช้ตอนไหน
ใช้เมื่อผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มขายสินค้าหรือให้บริการไปแล้ว แล้วต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่เพราะมูลค่าลดลงตามเหตุในประมวลรัษฎากร มาตรา 82/10 เช่น ลดราคาเพราะสินค้าผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน สินค้าชำรุดเสียหายหรือขาดจำนวน ลดราคาค่าบริการเพราะบริการผิดข้อกำหนดหรือขาดจำนวน ได้รับสินค้าที่ขายกลับคืนมา หรือมีการบอกเลิกสัญญาบริการ มาตรา 86/10 กำหนดให้ออกใบลดหนี้ในเดือนภาษีที่มีเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้น เว้นแต่มีเหตุจำเป็นออกไม่ทัน ก็ให้ออกในเดือนภาษีถัดจากเดือนที่มีเหตุการณ์เกิดขึ้น
ใบเพิ่มหนี้ ใช้ตอนไหน
ใช้เมื่อผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มขายสินค้าหรือให้บริการไปแล้ว แล้วต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่เพราะมูลค่าเพิ่มขึ้นตามเหตุในประมวลรัษฎากร มาตรา 82/9 เช่น เพิ่มราคาสินค้าเพราะส่งสินค้าเกินกว่าจำนวนที่ตกลงซื้อขายกัน หรือคำนวณราคาต่ำกว่าที่เป็นจริง และการเพิ่มราคาค่าบริการเพราะให้บริการเกินกว่าข้อกำหนดที่ตกลงกัน มาตรา 86/9 กำหนดให้ออกใบเพิ่มหนี้ในเดือนภาษีที่มีเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้น และใบเพิ่มหนี้ต้องมีคำว่า “ใบเพิ่มหนี้” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด พร้อมหมายเลขของใบกำกับภาษีเดิมและจำนวนภาษีที่เรียกเก็บเพิ่ม
ไม่ได้จดทะเบียน VAT ออกใบลดหนี้ได้ไหม
ไม่ได้ ประมวลรัษฎากร มาตรา 86/13 ห้ามบุคคลซึ่งมิใช่ผู้ประกอบการจดทะเบียนหรือมิใช่ผู้มีสิทธิออกใบกำกับภาษี ออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ ข้อห้ามนี้ครอบทั้งสามเอกสาร ไม่ใช่เฉพาะใบกำกับภาษี และมาตรา 89 (6) กำหนดว่าผู้ที่ออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ โดยไม่มีสิทธิที่จะออกตามมาตรา 86/13 ต้องเสียเบี้ยปรับอีกสองเท่าของจำนวนภาษีตามใบนั้น
ออกใบเสร็จรับเงินย้อนหลัง ได้ไหม
ประมวลรัษฎากร มาตรา 105 กำหนดให้ออกใบรับ “ในทันทีทุกคราวที่รับเงินหรือรับชำระราคา” และไม่ได้เขียนขั้นตอนสำหรับการออกย้อนหลังไว้ที่ใด จึงไม่มีตัวบทที่ตอบว่าได้หรือไม่ได้โดยตรง ในทางปฏิบัติต้องแยกก่อนว่าเป็นกรณีใด ถ้าคุณรับเงินไปจริงแล้วเพิ่งมาทำเอกสารช้า ตัวเอกสารบันทึกข้อเท็จจริงว่ารับเงินวันไหน สิ่งที่บกพร่องคือความล่าช้า ไม่ใช่ตัววันที่ แต่ถ้าเป็นการลงวันที่ที่ไม่ตรงกับความจริงเพื่อให้ตกในรอบบัญชีที่ต้องการ นั่นเป็นคนละเรื่องและไม่ควรทำ
ออกใบกำกับภาษีย้อนหลัง ได้ไหม
ประมวลรัษฎากร มาตรา 86 วรรคหนึ่ง กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนจัดทำใบกำกับภาษี “ในทันทีที่ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น” และส่งมอบให้ผู้ซื้อ ตัวบทไม่ได้เขียนขั้นตอนการออกย้อนหลังไว้ มีเพียงกรณีเดียวที่กำหนดให้ลงวันที่ย้อนกลับไป คือการยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมแล้วออกฉบับใหม่ตามคำสั่งกรมสรรพากร ที่ ป.86/2542 ข้อ 25 ซึ่งฉบับใหม่ใช้เลขที่ใหม่แต่ต้องลงวันเดือนปีให้ตรงกับฉบับเดิม การออกใบกำกับภาษีล่าช้ามีผลต่อว่ายอดนั้นตกในเดือนภาษีใด จึงควรปรึกษาผู้ทำบัญชีก่อนดำเนินการ
ยกเลิกใบเสร็จรับเงิน ทำยังไง
ในทางปฏิบัติให้ขีดฆ่าทั้งใบและเขียนกำกับว่ายกเลิก พร้อมวันที่และชื่อผู้ยกเลิก แล้วเก็บทั้งต้นฉบับและสำเนาไว้ในเล่มตามเดิม ไม่ฉีกทิ้งและไม่ลบข้อความเดิมออก จากนั้นออกใบใหม่ด้วยเลขที่ถัดไปพร้อมหมายเหตุอ้างเลขที่ใบเดิม ประมวลรัษฎากรไม่ได้เขียนขั้นตอนนี้ไว้ แต่มาตรา 105 ทวิ กำหนดให้เก็บต้นขั้วหรือสำเนาไว้ไม่น้อยกว่าห้าปี และถ้าไม่มีต้นขั้วหรือสำเนา กฎหมายให้สันนิษฐานว่าไม่ได้ออกใบรับ การเก็บใบที่ยกเลิกไว้จึงเป็นทางที่ปลอดภัยกว่าการทิ้ง
เลขที่เอกสารซ้ำ ทำยังไง
ประมวลรัษฎากร มาตรา 105 ทวิ (3) กำหนดให้ใบรับมีเลขลำดับของเล่มและของใบรับ แต่ไม่ได้เขียนวิธีแก้เมื่อเลขซ้ำไว้ ในทางปฏิบัติจะไม่แก้เลขบนใบที่ลูกค้าถือไปแล้ว แต่เลือกยกเลิกใบที่ออกทีหลัง แล้วออกใหม่ด้วยเลขที่ที่ยังไม่เคยใช้ พร้อมหมายเหตุอ้างถึงใบที่ซ้ำ และเขียนบันทึกไว้ในแฟ้มว่าเลขซ้ำเพราะอะไร สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือการเปิดบิลเล่มใหม่โดยไม่ดูว่าเล่มเก่าค้างที่เลขใด และการมีคนออกบิลพร้อมกันมากกว่าหนึ่งคน
ใบเสร็จรับเงินหาย ขอใหม่ได้ไหม
ใบเสร็จรับเงินที่ไม่ใช่ใบกำกับภาษีไม่มีเอกสารชื่อ “ใบแทน” กำหนดไว้ในประมวลรัษฎากร เพราะมาตรา 86/12 ที่กำหนดเรื่องใบแทนอยู่ในหมวดภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น ในทางปฏิบัติผู้ขายจะถ่ายสำเนาต้นขั้วที่เก็บไว้ให้ผู้ซื้อ พร้อมเขียนกำกับว่าเป็นสำเนาที่ออกแทนฉบับที่สูญหาย ลงวันที่ที่ออกสำเนา และลงลายมือชื่อไว้ สิ่งที่ไม่ควรทำคือออกใบเสร็จใบใหม่ด้วยเลขที่ใหม่สำหรับเงินก้อนเดิม เพราะจะทำให้รายรับก้อนเดียวปรากฏเป็นสองรายการ

แหล่งอ้างอิง

หน้านี้เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำเอกสาร ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือบัญชี หากไม่แน่ใจว่ากรณีของคุณเข้าข้อไหน โปรดปรึกษาผู้ทำบัญชีของคุณ