ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีอะไรบ้าง
ลูกค้าขอใบเสร็จ แล้วต้องเขียนอะไรลงไปบ้าง สรุป 6 รายการที่กฎหมายบังคับ พร้อมคำตอบเรื่องลายเซ็น เลขผู้เสียภาษี เล่มที่/เลขที่ และบิลเขียนมือ
ปรับปรุงล่าสุด
ลูกค้ายืนรออยู่ตรงหน้า แล้วพูดว่า “ขอใบเสร็จด้วย” คำถามที่ขึ้นมาในหัวทันทีคือ ต้องเขียนอะไรลงไปบ้างถึงจะไม่ผิด หน้านี้ตอบเท่านั้น
กฎหมายที่ตอบคำถามนี้คือประมวลรัษฎากร มาตรา 105 ทวิ ซึ่งไม่ได้เรียกเอกสารชนิดนี้ว่า “ใบเสร็จรับเงิน” แต่เรียกว่า “ใบรับ” ชื่อที่พิมพ์บนหัวกระดาษจึงไม่ใช่ประเด็น ประเด็นคือข้อความข้างในครบหรือไม่ครบ
หกรายการที่ต้องมีบนใบเสร็จ
มาตรา 105 ทวิ กำหนดว่า ใบรับและต้นขั้วหรือสำเนาใบรับ อย่างน้อยต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิค และอักษรไทย ให้ปรากฏข้อความต่อไปนี้
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ — คือเลขของคุณ ผู้รับเงิน ไม่ใช่ของลูกค้า
- ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ — ชื่อร้าน หรือชื่อคุณเองถ้าขายในนามบุคคล
- เลขลำดับของเล่มและของใบรับ — ที่บนบิลเขียนว่า “เล่มที่” กับ “เลขที่”
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบรับ — วันที่รับเงินจริง ไม่ใช่วันที่สั่งของ
- จำนวนเงินที่รับ
- ชนิด ชื่อ จำนวนเงินและราคาสินค้า เฉพาะกรณีขายหรือให้เช่าซื้อสินค้าชนิดที่มีราคาตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป
ข้อ 6 ผูกกับ “สินค้า” เท่านั้น ถ้าคุณขายบริการ กฎหมายไม่ได้บังคับให้แจกแจงรายการ แต่ในทางปฏิบัติควรเขียนอยู่ดี เพราะลูกค้าที่เอาไปเบิกกับที่ทำงานหรือลงเป็นรายจ่ายมักถูกถามว่าจ่ายค่าอะไร ใบเสร็จที่มีแต่ยอดเงินลอย ๆ จะถูกส่งกลับมาให้คุณออกใหม่
ใบเสร็จรับเงิน
Receipt
| # | รายการ | จำนวน | ราคา/หน่วย | จำนวนเงิน |
|---|---|---|---|---|
| 1 | เสื้อยืดคอกลม สีขาว | 3 | 290.00 | 870.00 |
| 2 | ถุงผ้าแคนวาส | 2 | 150.00 | 300.00 |
สามอย่างที่หลายคนคิดว่าต้องมี แต่กฎหมายไม่ได้บังคับ
ลายเซ็นผู้รับเงิน
ไม่ใช่รายการบังคับ นอกจากจะไม่อยู่ในหกข้อข้างบนแล้ว ประมวลรัษฎากร มาตรา 103 ยังนิยามคำว่า “ใบรับ” ปิดท้ายไว้ตรง ๆ ว่า บันทึกหรือหนังสือนั้น “จะมีลายมือชื่อของบุคคลใด ๆ หรือไม่ ไม่สำคัญ” ใบเสร็จที่ไม่มีลายเซ็นก็ยังเป็นใบรับตามกฎหมาย
แต่ในทางปฏิบัติควรเซ็นหรือประทับตราร้านไว้ เพราะลายเซ็นไม่ได้ทำหน้าที่ทางภาษี มันทำหน้าที่ตอนมีข้อโต้แย้ง — ลูกค้ากลับมาบอกว่าจ่ายแล้ว หรือฝ่ายบัญชีของลูกค้าถามว่าใครเป็นคนรับเงิน ใบที่มีลายเซ็นจบเรื่องได้เร็วกว่า
ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
มาตรา 105 ทวิ ไม่ได้บังคับให้ระบุชื่อผู้ซื้อบนใบรับ มีข้อยกเว้นอยู่กรณีเดียวคือ ผู้ผลิต ผู้นำเข้า หรือผู้ขายส่ง ที่ขายสินค้าให้แก่ผู้ซึ่งทำการค้าสินค้าประเภทเดียวกัน — กรณีนั้นต้องแสดงชื่อหรือยี่ห้อและที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ด้วยทุกครั้ง
ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทและจะเอาใบเสร็จไปลงเป็นรายจ่าย เขาจะขอชื่อและที่อยู่บริษัทเต็ม ๆ อยู่ดี ถามก่อนเขียนจะประหยัดเวลาทั้งสองฝ่าย เพราะใบเสร็จที่เขียนชื่อผิดแก้ไม่ได้ ต้องยกเลิกแล้วออกใบใหม่
คำว่า “ใบเสร็จรับเงิน” บนหัวกระดาษ
ไม่อยู่ในรายการบังคับของมาตรา 105 ทวิ ต่างจากใบกำกับภาษี ซึ่งมาตรา 86/4 (1) บังคับให้มีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด ถึงอย่างนั้นก็ควรพิมพ์ไว้ เพราะคนที่ต้องอ่านเอกสารของคุณต่อคือฝ่ายบัญชีของลูกค้า ไม่ใช่เจ้าหน้าที่สรรพากร
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี — ต้องมี และเป็นเลขของคุณ
นี่คือรายการแรกในหกข้อ และเป็นข้อที่ถูกลืมบ่อยที่สุดในบิลเขียนมือ กฎหมายบังคับ “เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ” ไม่ใช่ของผู้จ่ายเงิน ถ้าลูกค้าอยากได้เลขของตัวเองอยู่บนเอกสารด้วย ใส่เพิ่มได้ ไม่ผิด แต่ห้ามใส่แทนกัน
ถ้าคุณขายในนามบุคคลธรรมดาและยังไม่เคยขอเลขผู้เสียภาษีกับกรมสรรพากร ให้ใช้เลขประจำตัวประชาชน 13 หลักของคุณเอง กรมสรรพากรกำหนดให้บุคคลธรรมดาที่มีเลขประจำตัวประชาชนใช้เลขนั้นแทนเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรได้อยู่แล้ว ไม่ต้องยื่นคำร้องขอเลขใหม่ ส่วนนิติบุคคลใช้เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก
“เล่มที่” กับ “เลขที่” คืออะไร
มาตรา 105 ทวิ (3) เขียนว่า “เลขลำดับของเล่มและของใบรับ” คำนี้มาจากยุคที่ทุกร้านใช้บิลเล่มกระดาษคาร์บอน เล่มที่ คือลำดับของเล่มที่คุณเปิดใช้ เลขที่ คือลำดับของใบในเล่มนั้น สองตัวรวมกันแล้วต้องชี้ไปที่ใบเสร็จได้ใบเดียว ไม่ซ้ำกับใบอื่นเลยตลอดกิจการ
ถ้าออกด้วยคอมพิวเตอร์หรือมือถือ คุณไม่มี “เล่ม” จริง ๆ ให้นับ ในทางปฏิบัติร้านส่วนใหญ่จึงใช้เลขชุดเดียวที่เดินต่อเนื่องไปเรื่อย ๆ เช่น RC-2569-0001, RC-2569-0002 โดยผูกปีไว้ในเลขแทนการนับเล่ม สิ่งที่สำคัญกว่ารูปแบบคือ ห้ามมีเลขซ้ำ และห้ามย้อนกลับไปแทรกเลขที่ข้ามไปแล้ว
กฎหมายยังกำหนดให้คุณทำต้นขั้วหรือสำเนาใบรับ และเก็บไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่ออกใบรับ ข้อนี้มีฟันเฟืองซ่อนอยู่ที่คนมักไม่ทันสังเกต คือ ถ้าไม่มีต้นขั้วหรือสำเนา กฎหมายให้สันนิษฐานว่าคุณไม่ได้ออกใบรับ ภาระในการพิสูจน์ว่าออกแล้วจึงตกมาอยู่ที่คุณ
ใบที่เขียนผิดแล้วต้องยกเลิก อย่าฉีกทิ้ง ในทางปฏิบัติให้ขีดฆ่า เขียนกำกับว่ายกเลิก แล้วเก็บไว้ในเล่มเหมือนใบอื่น เลขที่หายไปหนึ่งใบโดยไม่มีอะไรอธิบายคือสิ่งที่ทำให้เกิดคำถาม
มีสามกิจการที่กฎกระทรวงยกเว้นให้ไม่ต้องทำและเก็บต้นขั้วหรือสำเนาใบรับ คือ กิจการค้าหาบเร่ กิจการขายผลิตผลของเกษตรกรที่ตนหรือครอบครัวทำเอง และกิจการขายสินค้าในบริเวณงานที่จัดขึ้นเป็นการครั้งคราว ถ้าคุณไม่ได้อยู่ในสามข้อนี้ หน้าที่เก็บห้าปียังอยู่ครบ
ยอดเท่าไหร่ถึงต้องออกใบเสร็จ
มาตรา 105 กำหนดให้ผู้ขายหรือผู้รับเงินออกใบรับ “ในทันทีทุกคราวที่รับเงินหรือรับชำระราคา ไม่ว่าจะมีการเรียกร้องให้ออกใบรับหรือไม่ก็ตาม” เมื่อยอดเกินจำนวนที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด และจำนวนนั้นอยู่ในประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับอากรแสตมป์ (ฉบับที่ 34) ซึ่งแยกไว้เป็นสี่กลุ่ม
| คุณเป็นผู้ขายแบบไหน | ต้องออกใบรับเมื่อรับเงินครั้งละ |
|---|---|
| ร้านที่ยังไม่ได้จด VAT เพราะได้รับยกเว้นตามมาตรา 81 หรือ 81/1 (รายรับไม่เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี) | เกิน 100 บาท |
| ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ทั่วไป และผู้อยู่ในบังคับต้องเสียภาษีธุรกิจเฉพาะ | เกิน 100 บาท |
| ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ที่ต้องเสียภาษีตามมาตรา 82/16 | เกิน 500 บาท |
| ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ที่ขายสินค้าหรือให้บริการรายย่อยตามมาตรา 86/8 | เกิน 1,000 บาท |
อ่านคำว่า “เกิน” ให้ตรงตัว ไม่ใช่ “ตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป” อย่างที่มักเขียนกันตามเว็บ ขาย 100 บาทถ้วนยังไม่เข้าเกณฑ์บังคับ ขาย 100.50 บาทเข้าแล้ว และไม่ต้องรอให้ลูกค้าขอ หน้าที่เกิดตอนรับเงิน ไม่ได้เกิดตอนถูกถาม
ถ้าตกลงกันให้ผ่อนจ่ายหลายงวด กฎหมายกำหนดให้ออกใบรับทุกคราวในทันทีที่รับเงินแต่ละงวด ไม่ใช่ออกใบเดียวตอนจ่ายครบ
ต่ำกว่าเกณฑ์ก็ออกได้และควรออกถ้าลูกค้าขอ กฎหมายกำหนด “ขั้นต่ำที่ต้องออก” ไม่ได้ห้ามออกเอกสารให้ยอดที่เล็กกว่านั้น
ไม่ออกใบเสร็จ มีโทษอะไร
- ทำให้ไม่มีการออกใบรับ ไม่ออกใบรับในทันทีที่รับเงินตามมาตรา 105 หรือออกใบรับเป็นจำนวนเงินน้อยกว่าที่รับจริง — ปรับไม่เกิน 500 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือทั้งปรับทั้งจำ (มาตรา 127 ทวิ)
- ฝ่าฝืนมาตรา 105 ทวิ เช่น ออกใบรับที่ข้อความไม่ครบ หรือไม่ทำและไม่เก็บต้นขั้วหรือสำเนา — ปรับไม่เกิน 500 บาท (มาตรา 128)
ตัวเลขค่าปรับไม่ได้น่ากลัว และนั่นทำให้หลายคนสรุปผิดว่าเรื่องนี้ปล่อยได้ ผลจริงที่แพงกว่าค่าปรับคือข้อสันนิษฐานเรื่องต้นขั้วข้างบน กับการที่คุณอธิบายรายรับของตัวเองไม่ได้เมื่อถูกถามย้อนหลัง ใบเสร็จไม่ได้ออกเพื่อลูกค้าอย่างเดียว มันคือบันทึกของร้านคุณเอง
ใบเสร็จเขียนมือ ใช้ได้ไหม
ใช้ได้ มาตรา 105 ทวิ กำหนดว่าใบรับต้องมี “ข้อความ” อะไรบ้าง แต่ไม่ได้กำหนดว่าต้องทำให้ข้อความนั้นปรากฏด้วยวิธีใด บิลเล่มที่ซื้อจากร้านเครื่องเขียนแล้วกรอกด้วยปากกาจึงใช้ได้ ตราบใดที่หกรายการครบ และเป็นอักษรไทยกับตัวเลขไทยหรืออารบิค
ปัญหาของบิลเขียนมือไม่ใช่เรื่องกฎหมาย แต่เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นจริงหน้าร้าน ลายมืออ่านไม่ออกจนลูกค้าเอาไปเบิกไม่ได้ กระดาษก๊อปปี้จางจนต้นขั้วอ่านไม่ออกก่อนครบห้าปี บวกเลขผิด และเลขที่ซ้ำเพราะเปิดเล่มใหม่ทับเล่มเก่า ถ้าคุณพิมพ์ออกมาแทน ปัญหาสี่ข้อนี้หายไปโดยไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม
ใบเสร็จรับเงิน ไม่ใช่ใบกำกับภาษี
สองใบนี้ตอบคนละคำถาม ใบเสร็จรับเงินตอบว่า “ได้รับเงินแล้ว” ใครขายของก็ออกได้ ส่วนใบกำกับภาษีเป็นเอกสารในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ออกได้เฉพาะผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT และต้องมีรายการตามมาตรา 86/4 ซึ่งเข้มกว่า เช่น ต้องมีชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออก ต้องมีชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ และต้องแยกจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มออกจากมูลค่าสินค้าให้ชัดแจ้ง
ถ้าคุณยังไม่ได้จดทะเบียน VAT ห้ามพิมพ์คำว่า “ใบกำกับภาษี” ลงบนเอกสาร มาตรา 86/13 ห้ามผู้ที่ไม่ใช่ผู้ประกอบการจดทะเบียนออกใบกำกับภาษี ผู้ฝ่าฝืนต้องรับผิดในภาษีมูลค่าเพิ่มตามจำนวนที่ปรากฏในเอกสารนั้นเสมือนเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน และมีโทษตามมาตรา 90/4 (3) จำคุกตั้งแต่ 3 เดือนถึง 7 ปี และปรับตั้งแต่ 2,000 บาทถึง 200,000 บาท นี่เป็นโทษที่หนักที่สุดในหน้านี้ และมาจากการพิมพ์คำผิดคำเดียว
ในทางกลับกัน ถ้าคุณจด VAT แล้ว มาตรา 105 วรรคสี่ ยอมให้ถือใบกำกับภาษีที่มีข้อความแสดงว่าได้รับเงินแล้ว เป็นใบรับตามมาตรานี้ได้เลย ไม่ต้องออกสองใบ นี่คือที่มาของเอกสารที่ร้านค้าส่งกันจริง ๆ ในชื่อ “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี”
ต้องติดอากรแสตมป์ไหม
คำตอบสำหรับการขายของหน้าร้านทั่วไปคือไม่ต้อง บัญชีอัตราอากรแสตมป์ ลักษณะแห่งตราสาร 28 ระบุใบรับที่ต้องปิดแสตมป์ไว้เพียงสามอย่างเท่านั้น คือ ใบรับรางวัลสลากกินแบ่งของรัฐบาล ใบรับสำหรับการโอนหรือก่อตั้งสิทธิเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ที่มีการจดทะเบียนตามกฎหมาย และใบรับสำหรับการขาย ขายฝาก ให้เช่าซื้อ หรือโอนกรรมสิทธิ์ยานพาหนะที่จดทะเบียน ใบเสร็จค่าสินค้าหรือค่าบริการปกติไม่อยู่ในสามข้อนี้
ถ้าธุรกิจของคุณเข้าสามข้อนั้น เช่น ขายรถหรือโอนที่ดิน เรื่องนี้มีรายละเอียดเรื่องอัตราและข้อยกเว้นที่หน้านี้ไม่ครอบคลุม ให้ถามผู้ทำบัญชีของคุณโดยตรง
ออกใบเสร็จที่มีครบทั้งหกรายการ
กรอกข้อมูล ดูตัวอย่างสด แล้วดาวน์โหลดเป็น PDF หรือรูปภาพ ฟรี ไม่ต้องสมัครสมาชิก ข้อมูลอยู่ในเครื่องคุณ
เริ่มออกใบเสร็จหน้านี้สรุปจากตัวบทกฎหมายเพื่อให้คุณกรอกเอกสารได้ถูกในวันที่ลูกค้าขอ ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือบัญชี ถ้าธุรกิจของคุณมีเงื่อนไขเฉพาะ ให้ยืนยันกับผู้ทำบัญชีของคุณอีกครั้ง
คำถามที่พบบ่อย
ใบเสร็จรับเงินต้องมีอะไรบ้าง
ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีลายเซ็นไหม
ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีไหม
เล่มที่ กับ เลขที่ บนใบเสร็จรับเงิน คืออะไร
ต้องออกใบเสร็จรับเงินเมื่อยอดเท่าไหร่
ไม่ออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า มีความผิดไหม
ต้องเก็บสำเนาใบเสร็จรับเงินไว้กี่ปี
ใบเสร็จรับเงินเขียนมือ ใช้ได้ไหม
ใบเสร็จรับเงิน กับ ใบกำกับภาษี ต่างกันอย่างไร
ใบเสร็จรับเงิน ต้องติดอากรแสตมป์ไหม
แหล่งอ้างอิง
- ประมวลรัษฎากร มาตรา 103–129 (นิยาม “ใบรับ”, มาตรา 105, 105 ทวิ, 127 ทวิ, 128) — กรมสรรพากร
- ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับอากรแสตมป์ (ฉบับที่ 34) — จำนวนเงินที่ต้องออกใบรับ
- บัญชีอัตราอากรแสตมป์ — ลักษณะแห่งตราสาร 28 ใบรับ
- ประมวลรัษฎากร มาตรา 85–86/14 (มาตรา 86/4 รายการในใบกำกับภาษี, มาตรา 86/13)
- ประมวลรัษฎากร มาตรา 87–90/5 (บทกำหนดโทษภาษีมูลค่าเพิ่ม มาตรา 90/4)
- ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เรื่องเลขประจำตัว (ฉบับที่ 3) — ใช้เลขประจำตัวประชาชนแทนเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
- กฎกระทรวง ฉบับที่ 141 (พ.ศ. 2521) — กิจการที่ไม่ต้องทำและเก็บต้นขั้วหรือสำเนาใบรับ
- ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับอากรแสตมป์ (ฉบับที่ 23) — วิธีการในการออกใบรับและใบส่งของ
- พระราชกฤษฎีกา (ฉบับที่ 432) พ.ศ. 2548 — ฐานภาษีกิจการขนาดย่อมที่ได้รับยกเว้น VAT 1.8 ล้านบาท
หน้านี้เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำเอกสาร ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือบัญชี หากไม่แน่ใจว่ากรณีของคุณเข้าข้อไหน โปรดปรึกษาผู้ทำบัญชีของคุณ