ใบวางบิล

บริษัทขนาดกลางขึ้นไปในไทยแทบทุกแห่งไม่ได้จ่ายเงินทันทีที่ได้รับใบแจ้งหนี้ แต่กำหนดวันไว้สองชุด ในทางปฏิบัติเรียกกันว่าวันวางบิลกับวันจ่ายเงิน ตัวอย่างที่พบบ่อยคือวางบิลทุกวันที่ 25 ของเดือน แล้วจ่ายทุกวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

ผลของโครงสร้างนี้คือ วันที่คุณส่งของไม่ได้กำหนดว่าเงินจะเข้าเมื่อไร วันที่คุณวางบิลต่างหากที่กำหนด ถ้าคุณส่งของวันที่ 26 แล้ววางบิลไม่ทันรอบนั้น ใบแจ้งหนี้ของคุณจะไปโผล่ในรอบถัดไป และเงินจะเข้าช้าไปอีกหนึ่งเดือนเต็ม โดยที่ไม่มีใครทำอะไรผิดเลย

• ถามวันวางบิลและวันจ่ายเงินตั้งแต่ก่อนเริ่มขาย ไม่ใช่ตอนตามเงิน
• ถามด้วยว่าเขารับวางบิลทางไหน วางที่หน้าเคาน์เตอร์ ส่งไปรษณีย์ หรือส่งอีเมล และต้องแนบอะไรบ้าง
• ถามว่าต้องมีสำเนาใบส่งของที่ลูกค้าเซ็นรับแล้วแนบไปด้วยหรือไม่ — ข้อนี้เป็นสาเหตุอันดับหนึ่งที่บิลถูกตีกลับ

เพราะไม่มีรูปแบบตามกฎหมาย รายการด้านล่างคือสิ่งที่ฝ่ายบัญชีต้องใช้จริงเพื่อจะตรวจรับและตั้งเบิกได้ ขาดข้อไหนแปลว่าเอกสารจะกลับมาหาคุณ

• คำว่า "ใบวางบิล" บนหัวเอกสาร และเลขที่ใบวางบิลของคุณเอง แยกลำดับต่างหากจากใบแจ้งหนี้
• วันที่วางบิล ซึ่งควรตรงกับรอบของลูกค้า
• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้าตามที่จดทะเบียน พร้อมระบุแผนกที่รับเอกสาร
• ตารางรายการใบแจ้งหนี้ทุกใบที่นำมาวาง อย่างน้อยต้องมีเลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ และจำนวนเงินของแต่ละใบ
• ยอดรวมทั้งสิ้นของทุกใบในชุด
• ช่องลงชื่อผู้วางบิลและวันที่ กับช่องลงชื่อผู้รับวางบิลและวันที่
• ข้อมูลบัญชีธนาคารสำหรับรับเงิน

ในทางปฏิบัติ ใบวางบิลทำเป็นสองฉบับ ฉบับหนึ่งยื่นให้ลูกค้าเก็บไว้ อีกฉบับให้ผู้รับลงชื่อและประทับตราคืนมาให้คุณ ฉบับที่เซ็นคืนมานี้คือสิ่งที่มีค่าจริงในใบวางบิลทั้งใบ เพราะเมื่อฝ่ายบัญชีบอกว่า "ไม่เคยได้รับ" คุณมีลายเซ็นกับวันที่อยู่ในมือ

นี่คือคำถามที่ถามกันมากที่สุดเกี่ยวกับเอกสารชนิดนี้ คำตอบสั้นที่สุดคือ ใบแจ้งหนี้บอกว่าหนี้ก้อนหนึ่งเกิดขึ้นแล้ว ส่วนใบวางบิลบอกว่าหนี้หลายก้อนถูกส่งมอบให้พิจารณาจ่ายพร้อมกันในวันไหน

ถ้าคุณขายลูกค้ารายหนึ่งเดือนละครั้ง ใบวางบิลแทบไม่ต่างจากใบแจ้งหนี้ในสายตาคุณ แต่ต่างในสายตาฝ่ายบัญชีของเขาเสมอ เพราะเอกสารสองใบนี้เข้าคนละแฟ้มและถูกใช้คนละขั้นตอน

ออกตอนได้รับเงิน ไม่ใช่ตอนวางบิล การวางบิลคือการยื่นเอกสารให้พิจารณา ยังไม่มีเงินเปลี่ยนมือ มาตรา 105 แห่งประมวลรัษฎากรกำหนดให้ผู้รับเงินออกใบรับให้ผู้จ่ายเงินในทันทีทุกคราวที่รับเงินหรือรับชำระราคา ตามหลักเกณฑ์ในมาตรานั้น คำสำคัญคือ "ทุกคราวที่รับเงิน"

สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม อย่าลืมว่าใบวางบิลไม่ใช่ใบกำกับภาษี และวันวางบิลไม่ใช่จุดที่ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น จุดนั้นกำหนดโดยมาตรา 78 สำหรับการขายสินค้า และมาตรา 78/1 สำหรับการให้บริการ ซึ่งอาจเกิดไปแล้วก่อนวันวางบิลหลายสัปดาห์

1. 1วางบิลไม่ทันรอบ ผลคือรอต่ออีกหนึ่งรอบเต็ม ซึ่งมักเท่ากับหนึ่งเดือน
2. 2เอกสารแนบไม่ครบ ขาดสำเนาใบส่งของที่ลูกค้าเซ็นรับ หรือขาดใบแจ้งหนี้ตัวจริง ฝ่ายบัญชีตีกลับทั้งชุด ไม่ใช่ตีกลับเฉพาะใบที่ขาด
3. 3ยอดรวมในใบวางบิลไม่ตรงกับผลรวมของใบแจ้งหนี้ที่แนบ เพราะจำใบเก่าที่จ่ายไปแล้วมารวมซ้ำ
4. 4ไม่มีสำเนาที่ผู้รับเซ็นคืน ทำให้ไม่มีหลักฐานว่าวางบิลไปแล้ววันไหน
5. 5ไม่ได้ระบุเลขที่ใบสั่งซื้อของลูกค้าในใบแจ้งหนี้แต่ละใบ ทำให้ระบบของเขาจับคู่เอกสารไม่ได้

ข้อสังเกตที่ใช้ได้ทุกข้อคือ ปัญหาของใบวางบิลแทบไม่เคยเป็นเรื่องกฎหมาย แต่เป็นเรื่องที่เอกสารไม่ตรงกับสิ่งที่อีกฝ่ายต้องใช้ทำงาน การถามฝ่ายบัญชีของลูกค้าตรง ๆ ว่าเขาต้องการอะไรบ้าง ใช้เวลาห้านาที และประหยัดได้เป็นเดือน