ใบแจ้งหนี้

ในทางปฏิบัติ ลำดับที่ใช้กันคือ ใบเสนอราคา แล้วลูกค้าตกลง แล้วส่งของหรือทำงานเสร็จ แล้วออกใบแจ้งหนี้ แล้วรับเงิน แล้วออกใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้จึงอยู่ตรงกลางระหว่าง "งานเสร็จแล้ว" กับ "เงินยังไม่เข้า" ซึ่งเป็นช่วงที่ยาวที่สุดของการขายให้ลูกค้าองค์กร

ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทที่มีรอบวางบิล ใบแจ้งหนี้มักไม่ได้เดินทางไปเดี่ยว ๆ แต่ถูกรวมอยู่ในใบวางบิลอีกทีหนึ่ง ซึ่งเป็นคนละใบและมีหน้าที่คนละอย่าง

ถ้าคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว อย่ารวมใบแจ้งหนี้กับใบกำกับภาษีเป็นใบเดียวโดยไม่ตั้งใจ เพราะการออกใบกำกับภาษีเป็นเหตุการณ์ที่ทำให้ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้นเองได้

• ให้บริการ — ความรับผิดเกิดเมื่อได้รับชำระค่าบริการ เว้นแต่ได้ออกใบกำกับภาษีก่อน ก็ให้ถือว่าเกิดขึ้นเมื่อออกใบกำกับภาษี (มาตรา 78/1(1))
• ขายสินค้า — ความรับผิดเกิดเมื่อส่งมอบสินค้า เว้นแต่ได้โอนกรรมสิทธิ์ ได้รับชำระราคา หรือได้ออกใบกำกับภาษีก่อนหน้านั้น (มาตรา 78(1))

ทางเลี่ยงตรงไปตรงมา คือให้ใบแจ้งหนี้เป็นใบแจ้งหนี้ล้วน ๆ พาดหัวว่าใบแจ้งหนี้ ไม่มีคำว่าใบกำกับภาษีอยู่บนกระดาษ แล้วค่อยออกใบกำกับภาษีเมื่อถึงจุดที่กฎหมายกำหนดจริง

เพราะไม่มีกฎหมายกำหนดรายการ รายการด้านล่างจึงเป็นสิ่งที่ฝ่ายบัญชีของลูกค้าต้องใช้จริงเพื่อจะตั้งหนี้และจ่ายเงินได้ ขาดข้อไหนก็แปลว่าเอกสารจะถูกวางกองไว้รอถาม

• คำว่า "ใบแจ้งหนี้" บนหัวเอกสาร และเลขที่เอกสารที่ไม่ซ้ำกับใบอื่นของคุณ
• วันที่ออก และวันครบกำหนดชำระที่ระบุเป็นวันที่จริง ไม่ใช่ "ภายใน 30 วัน" ลอย ๆ
• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้าตามที่จดทะเบียน พร้อมชื่อผู้ติดต่อหรือแผนกที่รับผิดชอบ
• รายการสินค้าหรือบริการ จำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวม
• ภาษีมูลค่าเพิ่มแยกบรรทัด ถ้าคุณเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน
• เลขที่ใบสั่งซื้อหรือเลขที่สัญญาของลูกค้า ถ้ามี — ในทางปฏิบัติ ระบบจัดซื้อของบริษัทใหญ่จับคู่เอกสารด้วยเลขนี้ ไม่มีเลขก็ไม่มีการจ่าย
• ช่องทางรับเงิน ชื่อบัญชี เลขบัญชี และชื่อธนาคาร

ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล และสิ่งที่คุณขายเป็นบริการหรือค่าจ้างทำของ ผู้จ่ายมีหน้าที่หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายก่อนโอนเงินให้คุณ ตามคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 ข้อ 8 กำหนดอัตราร้อยละ 3.0 สำหรับค่าจ้างทำของ และข้อ 12/1 กำหนดอัตราร้อยละ 3.0 สำหรับการให้บริการอื่น ๆ แต่ไม่รวมถึงค่าบริการของโรงแรม ค่าบริการของภัตตาคาร และค่าเบี้ยประกันชีวิต

เงินที่หายไปไม่ได้หายไปไหน ลูกค้านำส่งกรมสรรพากรแทนคุณ และมาตรา 50 ทวิ(1) กำหนดให้ผู้หักออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้คุณในทันทีทุกครั้งที่มีการหัก ซึ่งคุณนำไปใช้เป็นเครดิตตอนยื่นภาษีเงินได้ของตัวเอง เก็บใบนี้ไว้ให้ครบ อย่าปล่อยหาย